Skip to content

How-to guide

How to set up InboxCRM settings in WhatsApp Web

The Settings panel holds the options that apply to the whole extension: language, privacy blur, sending safety, backup and the AI assistant. It opens beside the sidebar, so you never leave WhatsApp Web.
Add InboxCRM to Chrome
← All guides

Who this guide is for

This is for anyone setting up InboxCRM for the first time, and for anyone who sends campaigns or uses automated replies. A few minutes here helps protect your number, keeps customer data private on screen, and gets the AI assistant working with your own key.

Before you start

  • Install InboxCRM and open web.whatsapp.com in Chrome.
  • If you want to use AI, have an API key ready from OpenRouter, OpenAI, Gemini or Groq.
  • Settings are saved locally in this browser. They are not copied to other computers unless you back them up and restore them.

Step by step

  1. 1

    Open Settings

    Click the gear icon labelled "Settings" at the bottom of the InboxCRM sidebar. A panel slides out next to the sidebar. Close it with the X or by clicking outside it.

  2. 2

    Choose your language

    Under "Language", pick English, Español or Português (Brasil). The change is saved as soon as you choose.

  3. 3

    Set up privacy blur

    Expand "Privacy Settings". Turn on "Enable privacy mode", then choose what to hide: "Hide Profile Pictures", "Hide Contact Names", "Hide Last Message Preview", "Hide All Messages in Chat" and "Hide Media Preview".

  4. 4

    Review sending safety

    Expand "Sending safety". Keep "Protect my number" on. It adds random gaps between sends, a typing indicator, read receipts and a daily cap. Turn on "Warm-up mode" if your number is new or was recently restricted.

  5. 5

    Adjust limits if you need to

    Change "Min gap (s)", "Max gap (s)", "Rest after", "Daily limit", "Hourly limit" and "Same contact (h)". Use "Quiet hours" with "Quiet from" and "Quiet until" to stop automated sending at night. "Sent today" shows how many messages have gone out against your cap.

  6. 6

    Open backup tools

    Under "Backup", click "Create System Backup", "Import Backup" or "Automatic backup". Each one opens the "Backup & restore" page, where you export your CRM data to a JSON file, restore a file or schedule automatic backups.

  7. 7

    Add your AI key

    Under "AI Assistant", click "Configure AI Assistant". On the "InboxCRM settings" page, pick the "Active model" (OpenRouter, Gemini, ChatGPT (OpenAI) or Groq), paste the matching API key, click "Test", then click "Save changes".

  8. 8

    Use the AI assistant in a chat

    Open a chat, click the "InboxCRM tools" button near the message box and choose "AI assistant". It can improve a draft or write a reply.

Tips

  • Keep the sending safety defaults unless you have a clear reason to change them. Turning "Protect my number" off makes a ban much more likely.
  • Turn on "Only message my contacts" if you mostly send to existing customers. Messaging strangers is the biggest ban trigger.
  • The "Advanced settings" link at the bottom of the panel opens the same "InboxCRM settings" page as "Configure AI Assistant".
  • After you set everything up, create a backup so you can restore your data on another computer.

Troubleshooting

The AI assistant does not respond.

Open "Configure AI Assistant" and check that "Active model" matches the key you entered. Click "Test". If it shows "Key works", click "Save changes". If it shows an error, create a new key with that provider.

Campaign or automated messages are sending slowly or stopping.

This is usually sending safety at work. Check "Sent today" against your daily limit, and check whether "Quiet hours" or "Warm-up mode" is on. Raise limits only a little at a time.

My settings are gone after moving to a new computer.

Settings are stored in the browser on each computer. On the old computer, export a file from the "Backup & restore" page. Then import it on the new one with "Import Backup".

Questions

Where are my settings and API keys stored?

Locally in your browser, in the extension's storage on this computer. API keys are only sent to the provider they belong to. Uninstalling the extension removes this data, so export a backup first.

What does the AI provider see when I use the assistant?

When you use an AI feature, recent message text from the chat and your draft are sent to the provider you chose, using your own key. Nothing is sent to the provider if you don't use AI.

Does sending safety guarantee my number won't be banned?

No. It lowers the risk by pacing messages and capping volume, but WhatsApp decides on restrictions. Send only to people who expect to hear from you.

See this feature on the features page

WhatsApp Web එකේ InboxCRM settings හදාගන්න විදිහ

මුළු extension එකටම අදාළ options තියෙන්නේ Settings panel එකේ: language, privacy blur, sending safety, backup, AI assistant. ඒක sidebar එක ළඟින්ම open වෙන නිසා WhatsApp Web එකෙන් එළියට යන්න ඕන නෑ.

මේ මාර්ගෝපදේශය කාටද

මුල් වතාවට InboxCRM setup කරන ඕනම කෙනෙකුට, campaigns යවන හෝ automated replies use කරන අයට මේක ගැලපෙනවා. මෙතන විනාඩි කීපයක් ගත කළොත් ඔබේ number එක protect කරගන්න, screen එකේ customer data private ව තියාගන්න, ඔබේම key එකෙන් AI assistant එක වැඩ කරවගන්න පුළුවන්.

පටන් ගන්න කලින්

  • InboxCRM install කරලා Chrome එකේ web.whatsapp.com open කරන්න.
  • AI use කරනවා නම් OpenRouter, OpenAI, Gemini හෝ Groq එකකින් API key එකක් ලෑස්ති කරගන්න.
  • Settings save වෙන්නේ මේ browser එකේ විතරයි. backup කරලා restore කළොත් මිසක් වෙන computers වලට copy වෙන්නේ නෑ.

පියවරෙන් පියවර

  1. 1

    Settings open කරන්න

    InboxCRM sidebar එකේ පල්ලෙහාම තියෙන "Settings" කියන gear icon එක click කරන්න. sidebar එක ළඟින් panel එකක් එළියට එනවා. X එකෙන් හෝ panel එකෙන් එළියේ click කරලා close කරන්න.

  2. 2

    ඔබේ language එක තෝරන්න

    "Language" යටතේ English, Español හෝ Português (Brasil) තෝරන්න. තෝරපු ගමන්ම change එක save වෙනවා.

  3. 3

    privacy blur set කරන්න

    "Privacy Settings" expand කරන්න. "Enable privacy mode" on කරලා හංගන්න ඕන දේවල් තෝරන්න: "Hide Profile Pictures", "Hide Contact Names", "Hide Last Message Preview", "Hide All Messages in Chat", "Hide Media Preview".

  4. 4

    sending safety check කරන්න

    "Sending safety" expand කරන්න. "Protect my number" on කරලාම තියන්න. ඒකෙන් messages අතරට random gaps, typing indicator එකක්, read receipts සහ daily cap එකක් එකතු වෙනවා. ඔබේ number එක අලුත් නම් හෝ ළඟදී restrict වුණා නම් "Warm-up mode" on කරන්න.

  5. 5

    ඕන නම් limits වෙනස් කරන්න

    "Min gap (s)", "Max gap (s)", "Rest after", "Daily limit", "Hourly limit", "Same contact (h)" වෙනස් කරන්න. රෑට automated sending නවත්තන්න "Quiet hours" එක "Quiet from", "Quiet until" එක්ක use කරන්න. ඔබේ cap එකට සාපේක්ෂව අද messages කීයක් ගියාද කියලා "Sent today" එකේ පේනවා.

  6. 6

    backup tools open කරන්න

    "Backup" යටතේ "Create System Backup", "Import Backup" හෝ "Automatic backup" click කරන්න. හැම එකකින්ම "Backup & restore" page එක open වෙනවා. එතනින් CRM data JSON file එකකට export කරන්න, file එකක් restore කරන්න, automatic backups schedule කරන්න පුළුවන්.

  7. 7

    ඔබේ AI key එක දාන්න

    "AI Assistant" යටතේ "Configure AI Assistant" click කරන්න. "InboxCRM settings" page එකේ "Active model" (OpenRouter, Gemini, ChatGPT (OpenAI) හෝ Groq) තෝරලා, ඊට ගැලපෙන API key එක paste කරලා, "Test" click කරලා, "Save changes" click කරන්න.

  8. 8

    chat එකක AI assistant use කරන්න

    chat එකක් open කරලා message box එක ළඟ තියෙන "InboxCRM tools" button එක click කරලා "AI assistant" තෝරන්න. draft එකක් හදන්න හෝ reply එකක් ලියන්න ඒකෙන් පුළුවන්.

Tips

  • පැහැදිලි හේතුවක් නැත්නම් sending safety defaults වෙනස් කරන්න එපා. "Protect my number" off කළොත් ban වෙන්න තියෙන ඉඩ ගොඩක් වැඩියි.
  • ගොඩක් වෙලාවට දැනට ඉන්න customers ලට විතරක් යවනවා නම් "Only message my contacts" on කරන්න. නොදන්න අයට messages යවන එක තමයි ban වෙන්න ලොකුම හේතුව.
  • panel එකේ පල්ලෙහා තියෙන "Advanced settings" link එකෙන් open වෙන්නෙත් "Configure AI Assistant" එකෙන් open වෙන "InboxCRM settings" page එකමයි.
  • හැම දෙයක්ම set කරලා ඉවර වුණාම backup එකක් හදාගන්න, එතකොට වෙන computer එකක data restore කරගන්න පුළුවන්.

ගැටලු විසඳීම

AI assistant එක respond කරන්නේ නෑ.

"Configure AI Assistant" open කරලා "Active model" එක ඔබ දාපු key එකට ගැලපෙනවද බලන්න. "Test" click කරන්න. "Key works" පෙන්නුවොත් "Save changes" click කරන්න. error එකක් පෙන්නුවොත් ඒ provider ගෙන් අලුත් key එකක් හදාගන්න.

Campaign හෝ automated messages හෙමින් යනවා, නැත්නම් නවතිනවා.

සාමාන්‍යයෙන් මේ වැඩ කරන්නේ sending safety එක. "Sent today" එක daily limit එකට සාපේක්ෂව බලන්න, "Quiet hours" හෝ "Warm-up mode" on ද කියලත් බලන්න. limits වැඩි කරනවා නම් ටික ටික වැඩි කරන්න.

අලුත් computer එකකට මාරු වුණාම මගේ settings නෑ.

Settings save වෙන්නේ හැම computer එකකම browser එකේ වෙන වෙනම. පරණ computer එකේ "Backup & restore" page එකෙන් file එකක් export කරන්න. ඊට පස්සේ අලුත් එකේ "Import Backup" එකෙන් ඒක import කරන්න.

නිතර අහන ප්‍රශ්න

මගේ settings සහ API keys save වෙන්නේ කොහෙද?

ඔබේ browser එකේ, මේ computer එකේ extension storage එකේ local විදිහට. API keys යවන්නේ ඒවා අයිති provider ට විතරයි. extension එක uninstall කළොත් මේ data මැකෙනවා, ඉතින් කලින්ම backup එකක් export කරන්න.

assistant එක use කරනකොට AI provider ට මොනවද පේන්නේ?

AI feature එකක් use කරනකොට chat එකේ අලුත්ම message text සහ ඔබේ draft එක ඔබ තෝරපු provider ට ඔබේම key එකෙන් යවනවා. AI use කරන්නේ නැත්නම් provider ට කිසිම දෙයක් යන්නේ නෑ.

sending safety එකෙන් මගේ number එක ban වෙන්නේ නෑ කියලා guarantee ද?

නෑ. messages අතර වෙලාව තියලා, ප්‍රමාණය සීමා කරලා risk එක අඩු කරනවා, ඒත් restrictions ගැන තීරණය කරන්නේ WhatsApp. ඔබෙන් message එකක් බලාපොරොත්තු වෙන අයට විතරක් යවන්න.

Features page එකේ මේ feature එක බලන්න

Don't have InboxCRM yet? Add the extension, open WhatsApp Web and follow the steps above.

Add InboxCRM to Chrome