Skip to content

How-to guide

Back up your WhatsApp chats and CRM data

Chat backup saves your WhatsApp chats, contacts and media on this computer while WhatsApp Web is open. You can export chosen chats as a ZIP, and save your CRM data to a separate backup file.
Add InboxCRM to Chrome
← All guides

Who this guide is for

This is for sellers and small teams who keep customer history in WhatsApp and do not want to lose it. It helps if you change computers, clear your browser, or need a copy of a conversation as a file. It also helps anyone who plans to reinstall or remove the extension.

Before you start

  • Install InboxCRM and keep web.whatsapp.com open in Chrome. The backup reads chats from the open WhatsApp Web tab.
  • Make sure the computer has enough free disk space if you plan to back up media.
  • Remember that the archive and your CRM data live in this browser. Uninstalling the extension removes them, so export a backup first.

Step by step

  1. 1

    Open Chat backup

    In the InboxCRM sidebar, click the archive icon labelled "Chat backup" in the "Automation" group. You can also open it from the extension popup. The page opens in a new tab.

  2. 2

    Start the first backup

    Click "Back up now". The status pill shows "Scanning" or "Backing up" with a progress bar. When it finishes it shows "Up to date" and the time of the last backup.

  3. 3

    Check the counts

    Under the status you can see "Chats", "Messages", "Media files", "Contacts" and "Storage". Use "Pause" to stop a running backup, "Resume" to continue, or "Rescan" to look through your chats again.

  4. 4

    Choose what gets backed up

    In the "Settings" card, tick or untick "Back up automatically while WhatsApp Web is open", "Back up media (photos, videos, voice notes, documents)", "Include group chats", "Include archived chats" and "Include status updates". Set "History to keep" (All history, Last year, Last 90 days or Last 30 days) and "Largest media file" (8, 16 or 32 MB).

  5. 5

    Skip chats you don't need

    In the "Chats" card, click "Exclude" next to any chat. Excluded chats are skipped by every future backup. Click "Include" to add one back, or "Reset" to delete a chat's saved messages and fetch them again.

  6. 6

    Export chats as a ZIP

    In the "Export" card, pick the formats: "Chat transcript (HTML)", "JSON", "CSV" and "Media files". Search or tick the chats you want, or use "Select all", then click "Download ZIP".

  7. 7

    Back up your CRM data too

    Chat backup does not include your CRM boards, quick replies or schedules. For those, open "Settings" in the sidebar and click "Create System Backup". On the "Backup & restore" page, tick the groups you want and click "Export selected" to download a JSON file.

  8. 8

    Restore on a new computer

    On the "Backup & restore" page, choose your file under "Restore". Tick groups under "Merge instead of replace" if you want to add to existing data instead of overwriting it.

  9. 9

    Optional: connect cloud backup

    The "Cloud backup" card lets you sign in or create an account to keep a copy online and view it with "Open web viewer". Records are encrypted on your computer with your recovery key before upload. Copy the key from the "Recovery key" card and store it somewhere safe, because the cloud copy can't be read without it.

Tips

  • Export a ZIP of important chats and a CRM backup file before you uninstall InboxCRM, reset Chrome or move to another computer.
  • On the "Backup & restore" page, the "Automatic backup" card can download a CRM backup file daily, weekly or monthly. Pick a date, time and groups, then click "Save schedule".
  • Exported files contain customer data. Keep them in a folder only you can access.

Troubleshooting

The status says "WhatsApp Web not open" or "Waiting for WhatsApp".

Open web.whatsapp.com in Chrome and wait until your chats load. Then go back to the Chat backup page and click "Back up now".

The export list says there are no archived chats yet.

Nothing has been backed up yet. Keep WhatsApp Web open and click "Back up now". Chats show up in the list once they are saved.

A chat shows "history in progress" or seems to be missing messages.

Older messages are still being fetched. Keep WhatsApp Web open. Also check "History to keep", because a shorter range skips older messages. If a chat still looks wrong, click "Reset" to fetch it again.

Cloud backup shows "Key mismatch".

The cloud archive was created with a different recovery key. Open "Import a recovery key from another device", paste the original key and click "Import key". Or click "Disconnect" and use another account.

Questions

Where is my chat backup stored?

In the browser on this computer, inside the extension's own storage. Nothing leaves the computer unless you connect a cloud backup account. To delete the local copy, use "Wipe archive" in the "Danger zone" card.

What is the difference between Chat backup and Backup & restore?

Chat backup saves WhatsApp conversations, contacts and media, and exports them as a ZIP. Backup & restore saves InboxCRM's own data, such as CRM boards, contacts, notes, quick replies and schedules, as a JSON file you can import later.

Will my backup survive if I uninstall the extension?

No. Uninstalling removes the local archive and your CRM data from the browser. Download a ZIP export and a CRM backup file first, and keep them somewhere safe.

See this feature on the features page

ඔබේ WhatsApp chats සහ CRM data backup කරගන්න

WhatsApp Web open කරලා තියෙනකොට Chat backup එක ඔබේ WhatsApp chats, contacts සහ media මේ computer එකේම save කරනවා. තෝරාගත්ත chats ZIP එකක් විදිහට export කරන්නත්, CRM data වෙනම backup file එකකට save කරන්නත් පුළුවන්.

මේ මාර්ගෝපදේශය කාටද

customer history WhatsApp එකේ තියාගන්න, ඒක නැති කරගන්න කැමති නැති sellers ලට සහ පොඩි teams වලට මේක ගැලපෙනවා. computer එක මාරු කරනකොට, browser එක clear කරනකොට, හෝ conversation එකක copy එකක් file එකක් විදිහට ඕන වුණාම මේක උදව් වෙනවා. extension එක reinstall හෝ remove කරන්න හිතන අයටත් මේක වැදගත්.

පටන් ගන්න කලින්

  • InboxCRM install කරලා Chrome එකේ web.whatsapp.com open කරලා තියන්න. backup එක chats කියවන්නේ open කරපු WhatsApp Web tab එකෙන්.
  • media backup කරනවා නම් computer එකේ ඇති තරම් disk space තියෙනවද බලන්න.
  • archive එකයි CRM data එකයි තියෙන්නේ මේ browser එකේ කියලා මතක තියාගන්න. extension එක uninstall කළොත් ඒවා මැකෙනවා, ඉතින් කලින්ම backup එකක් export කරන්න.

පියවරෙන් පියවර

  1. 1

    Chat backup open කරන්න

    InboxCRM sidebar එකේ "Automation" group එකේ "Chat backup" කියලා තියෙන archive icon එක click කරන්න. extension popup එකෙනුත් open කරන්න පුළුවන්. page එක අලුත් tab එකක open වෙනවා.

  2. 2

    පළවෙනි backup එක පටන් ගන්න

    "Back up now" click කරන්න. status pill එකේ progress bar එකත් එක්ක "Scanning" හෝ "Backing up" පේනවා. ඉවර වුණාම "Up to date" සහ අන්තිම backup එකේ වෙලාව පේනවා.

  3. 3

    counts check කරන්න

    status එකට යටින් "Chats", "Messages", "Media files", "Contacts", "Storage" බලාගන්න පුළුවන්. යන backup එකක් නවත්තන්න "Pause", ආයෙත් පටන් ගන්න "Resume", chats ආයෙත් බලන්න "Rescan" use කරන්න.

  4. 4

    backup වෙන්න ඕන දේවල් තෝරන්න

    "Settings" card එකේ "Back up automatically while WhatsApp Web is open", "Back up media (photos, videos, voice notes, documents)", "Include group chats", "Include archived chats", "Include status updates" tick හෝ untick කරන්න. "History to keep" (All history, Last year, Last 90 days, Last 30 days) සහ "Largest media file" (8, 16, 32 MB) set කරන්න.

  5. 5

    ඕන නැති chats අයින් කරන්න

    "Chats" card එකේ ඕන chat එකක් ළඟ "Exclude" click කරන්න. Exclude කරපු chats ඉස්සරහට කිසිම backup එකකට ගන්නේ නෑ. ආයෙත් එකතු කරන්න "Include", chat එකක save වෙච්ච messages මකලා ආයෙත් ගන්න "Reset" click කරන්න.

  6. 6

    chats ZIP එකක් විදිහට export කරන්න

    "Export" card එකේ formats තෝරන්න: "Chat transcript (HTML)", "JSON", "CSV", "Media files". ඕන chats search කරලා හෝ tick කරලා, නැත්නම් "Select all" use කරලා "Download ZIP" click කරන්න.

  7. 7

    CRM data එකත් backup කරන්න

    Chat backup එකට ඔබේ CRM boards, quick replies, schedules ඇතුළත් වෙන්නේ නෑ. ඒවට sidebar එකේ "Settings" open කරලා "Create System Backup" click කරන්න. "Backup & restore" page එකේ ඕන groups tick කරලා JSON file එකක් download කරන්න "Export selected" click කරන්න.

  8. 8

    අලුත් computer එකක restore කරන්න

    "Backup & restore" page එකේ "Restore" යටතේ ඔබේ file එක තෝරන්න. තියෙන data overwrite නොකර එකතු කරන්න ඕන නම් "Merge instead of replace" යටතේ groups tick කරන්න.

  9. 9

    ඕන නම්: cloud backup connect කරන්න

    "Cloud backup" card එකෙන් account එකකට sign in කරලා හෝ අලුතින් හදලා copy එකක් online තියාගන්න, "Open web viewer" එකෙන් බලන්න පුළුවන්. upload වෙන්න කලින් records ඔබේ recovery key එකෙන් ඔබේ computer එකේම encrypt වෙනවා. "Recovery key" card එකෙන් key එක copy කරලා ආරක්ෂිත තැනක තියාගන්න, ඒක නැතුව cloud copy එක කියවන්න බෑ.

Tips

  • InboxCRM uninstall කරන්න, Chrome reset කරන්න, හෝ වෙන computer එකකට මාරු වෙන්න කලින් වැදගත් chats වල ZIP එකකුයි CRM backup file එකකුයි export කරගන්න.
  • "Backup & restore" page එකේ "Automatic backup" card එකෙන් දවසකට, සතියකට, හෝ මාසෙකට සැරයක් CRM backup file එකක් download කරන්න පුළුවන්. date, time, groups තෝරලා "Save schedule" click කරන්න.
  • Export කරපු files වල customer data තියෙනවා. ඔබට විතරක් access තියෙන folder එකක තියාගන්න.

ගැටලු විසඳීම

status එකේ "WhatsApp Web not open" හෝ "Waiting for WhatsApp" කියලා පේනවා.

Chrome එකේ web.whatsapp.com open කරලා chats load වෙනකම් ඉන්න. ඊට පස්සේ Chat backup page එකට ආපහු ගිහින් "Back up now" click කරන්න.

export list එකේ තවම archived chats නෑ කියලා පේනවා.

තවම කිසිම දෙයක් backup වෙලා නෑ. WhatsApp Web open කරලා තියාගෙන "Back up now" click කරන්න. chats save වුණාම list එකේ පේනවා.

chat එකක "history in progress" පේනවා, නැත්නම් messages අඩුයි වගේ.

පරණ messages තවම ගන්නවා. WhatsApp Web open කරලා තියන්න. "History to keep" එකත් check කරන්න, කෙටි කාලයක් තෝරලා නම් පරණ messages ගන්නේ නෑ. තවමත් chat එක හරි නැත්නම් ආයෙත් ගන්න "Reset" click කරන්න.

Cloud backup එකේ "Key mismatch" පේනවා.

cloud archive එක හදලා තියෙන්නේ වෙන recovery key එකකින්. "Import a recovery key from another device" open කරලා original key එක paste කරලා "Import key" click කරන්න. නැත්නම් "Disconnect" click කරලා වෙන account එකක් use කරන්න.

නිතර අහන ප්‍රශ්න

මගේ chat backup එක save වෙන්නේ කොහෙද?

මේ computer එකේ browser එක ඇතුළේ, extension එකේම storage එකේ. cloud backup account එකක් connect කළොත් මිසක් කිසිම දෙයක් computer එකෙන් එළියට යන්නේ නෑ. local copy එක මකන්න "Danger zone" card එකේ "Wipe archive" use කරන්න.

Chat backup එකයි Backup & restore එකයි අතර වෙනස මොකක්ද?

Chat backup එක WhatsApp conversations, contacts, media save කරලා ZIP එකක් විදිහට export කරනවා. Backup & restore එක InboxCRM එකේම data, ඒ කියන්නේ CRM boards, contacts, notes, quick replies, schedules වගේ දේවල් පස්සේ import කරන්න පුළුවන් JSON file එකකට save කරනවා.

extension එක uninstall කළොත් මගේ backup එක ඉතුරු වෙනවද?

නෑ. uninstall කළාම local archive එකයි CRM data එකයි browser එකෙන් මැකෙනවා. කලින්ම ZIP export එකකුයි CRM backup file එකකුයි download කරලා ආරක්ෂිත තැනක තියාගන්න.

Features page එකේ මේ feature එක බලන්න

Don't have InboxCRM yet? Add the extension, open WhatsApp Web and follow the steps above.

Add InboxCRM to Chrome