Who this guide is for
Anyone who answers the same questions all day: prices, delivery charges, opening hours, bank details or a welcome message for new leads. Write the answer once, check it, and send the same clear reply every time.
Before you start
- InboxCRM installed and WhatsApp Web open in Chrome.
- A short list of the messages you send most often.
- Optional: the photos, videos or documents you usually send, such as a price list.
Step by step
- 1
Open Quick replies
Click "Quick replies / AI" (the sparkle icon) in the InboxCRM sidebar. The "Quick replies" page opens in a new tab.
- 2
Create a reply
Click "New quick reply". Enter a "Title" you will recognise, such as "Delivery charges", and pick a "Category" if you use them.
- 3
Add the content
In "Steps" mode, use "+ Add step…" to add text, an image, video, audio, a document, a sticker, a contact and more. Or click "Attach media…" to add up to 12 files at once, each as its own step.
- 4
Set the order and pauses
Add a timer step to "Wait" a few seconds between parts. Reorder steps with "Move up" and "Move down", then click "Save".
- 5
Chain replies (optional)
Switch the editor to "Script chain" to send several saved quick replies one after another. You need at least one other quick reply to build a chain.
- 6
Send from a chat
Open a chat and click the "InboxCRM tools" button next to the message box, then choose "Quick replies". The side panel opens on your replies. Click a reply to send all its steps to that chat.
- 7
Edit before sending
For text-only replies, click "Insert into message box" instead. The text drops into WhatsApp's message box so you can change a name or price before you press send.
- 8
Use the right-click shortcuts
Right-click a chat in the chat list and choose "Send quick reply…". Right-click a text message in a chat and choose "Save as quick reply…" to turn a good answer into a new reply.
- 9
Keep them organised
On the Quick replies page, switch between Kanban (one column per category) and List view, or use "Filter by title". Create categories on the "Categories" page, opened from the extension popup.
Tips
- Group replies into categories such as Greetings, Prices and Delivery, so the right one is easy to find while a customer waits.
- Build replies with photos or documents once, then reuse them in Campaigns ("Use a quick reply") and the Scheduling Center ("Use a quick reply instead of typing a message").
- Keep titles short and specific. The title is what you scan in the side panel.
Troubleshooting
The send button in the side panel is greyed out.
No chat is open. Open the customer's chat first; the button tooltip says "Open a chat to send".
I can't find "Insert into message box" for a reply.
It only appears for replies made of text steps. Replies with media or waits can only be sent as a whole.
"Attach media…" is disabled.
A reply can hold up to 12 media attachments. Remove one, or split the content into two replies.
Questions
Can a quick reply include photos and voice notes?
Yes. Steps can be text, image, video, audio, document, sticker, contact and more, sent in the order you set.
Where are my quick replies saved?
Locally in your browser (chrome.storage.local), on the computer where you created them.
WhatsApp Web එකේ WhatsApp Quick Replies පාවිච්චි කරන විදිහ
Quick replies කියන්නේ ඕන WhatsApp chat එකකට එක click එකෙන් යවන්න පුළුවන් save කරපු messages. Quick reply එකක් එක text line එකක් වෙන්න පුළුවන්, නැත්නම් texts, photos, videos, voice notes, documents සහ waits තියෙන sequence එකක් වෙන්නත් පුළුවන්.
මේ මාර්ගෝපදේශය කාටද
දවස පුරාම එකම ප්රශ්න වලට උත්තර දෙන ඕන කෙනෙක්ට: මිල ගණන්, delivery charges, open වෙලා තියෙන වෙලාවල්, bank details, නැත්නම් අලුත් leads ලාට welcome message එකක්. උත්තරය එක පාරක් ලියලා check කරලා, හැම වෙලාවෙම එකම පැහැදිලි reply එක යවන්න.
පටන් ගන්න කලින්
- InboxCRM install කරලා Chrome එකේ WhatsApp Web open කරලා තියෙන්න ඕන.
- ඔබ නිතරම යවන messages වල කෙටි list එකක්.
- ඕන නම්: price list එකක් වගේ ඔබ සාමාන්යයෙන් යවන photos, videos හෝ documents.
පියවරෙන් පියවර
- 1
Quick replies open කරන්න
InboxCRM sidebar එකේ "Quick replies / AI" (sparkle icon එක) click කරන්න. "Quick replies" page එක අලුත් tab එකක open වෙනවා.
- 2
Reply එකක් හදන්න
"New quick reply" click කරන්න. "Delivery charges" වගේ ඔබට අඳුරගන්න ලේසි "Title" එකක් දාන්න, categories පාවිච්චි කරනවා නම් "Category" එකක් තෝරන්න.
- 3
Content එක එකතු කරන්න
"Steps" mode එකේ "+ Add step…" එකෙන් text, image, video, audio, document, sticker, contact වගේ දේවල් එකතු කරන්න. නැත්නම් "Attach media…" click කරලා files 12ක් වෙනකම් එකපාර එකතු කරන්න, හැම file එකක්ම වෙනම step එකක් වෙනවා.
- 4
පිළිවෙල සහ pauses set කරන්න
කොටස් අතර තත්පර කීපයක් "Wait" කරන්න timer step එකක් එකතු කරන්න. "Move up" සහ "Move down" වලින් steps පිළිවෙල වෙනස් කරලා "Save" click කරන්න.
- 5
Replies chain කරන්න (optional)
Save කරපු quick replies කීපයක් එකින් එක යවන්න editor එක "Script chain" එකට මාරු කරන්න. Chain එකක් හදන්න තව අඩුම තරමේ එක quick reply එකක් වත් තියෙන්න ඕන.
- 6
Chat එකකින් යවන්න
Chat එකක් open කරලා message box එක ළඟ තියෙන "InboxCRM tools" button එක click කරලා "Quick replies" තෝරන්න. Side panel එක ඔබේ replies එක්ක open වෙනවා. Reply එකක් click කළාම ඒකේ steps ඔක්කොම ඒ chat එකට යනවා.
- 7
යවන්න කලින් edit කරන්න
Text විතරක් තියෙන replies වලට "Insert into message box" click කරන්න. Text එක WhatsApp message box එකට වැටෙන නිසා send කරන්න කලින් නමක් හෝ මිලක් වෙනස් කරන්න පුළුවන්.
- 8
Right-click shortcuts පාවිච්චි කරන්න
Chat list එකේ chat එකක් right-click කරලා "Send quick reply…" තෝරන්න. Chat එකක තියෙන text message එකක් right-click කරලා "Save as quick reply…" තෝරලා හොඳ උත්තරයක් අලුත් reply එකක් කරගන්න.
- 9
පිළිවෙලට තියාගන්න
Quick replies page එකේ Kanban (category එකකට column එකක්) සහ List view අතර මාරු වෙන්න, නැත්නම් "Filter by title" පාවිච්චි කරන්න. Categories හදන්න extension popup එකෙන් "Categories" page එක open කරන්න.
Tips
- Greetings, Prices, Delivery වගේ categories වලට replies බෙදන්න. එතකොට customer බලාගෙන ඉන්නකොට හරි reply එක ඉක්මනට හොයාගන්න පුළුවන්.
- Photos හෝ documents තියෙන replies එක පාරක් හදලා Campaigns ("Use a quick reply") සහ Scheduling Center ("Use a quick reply instead of typing a message") වලත් reuse කරන්න.
- Titles කෙටියට, පැහැදිලිව දාන්න. Side panel එකේ ඔබ බලන්නේ title එක.
ගැටලු විසඳීම
Side panel එකේ send button එක grey වෙලා.
Chat එකක් open කරලා නෑ. මුලින්ම customer ගේ chat එක open කරන්න; button tooltip එකේ "Open a chat to send" කියලා තියෙනවා.
Reply එකකට "Insert into message box" පේන්නේ නෑ.
ඒක පේන්නේ text steps විතරක් තියෙන replies වලට. Media හෝ waits තියෙන replies සම්පූර්ණයෙන්ම විතරයි යවන්න පුළුවන්.
"Attach media…" disable වෙලා.
එක reply එකක media attachments 12ක් විතරයි තියන්න පුළුවන්. එකක් අයින් කරන්න, නැත්නම් content එක replies දෙකකට බෙදන්න.
නිතර අහන ප්රශ්න
Quick reply එකකට photos සහ voice notes දාන්න පුළුවන්ද?
ඔව්. Steps වලට text, image, video, audio, document, sticker, contact වගේ දේවල් දාන්න පුළුවන්, ඔබ දාපු පිළිවෙලට යනවා.
මගේ quick replies save වෙන්නේ කොහෙද?
ඔබ ඒවා හදපු computer එකේ browser එක ඇතුළේ local විදිහට (chrome.storage.local).
Don't have InboxCRM yet? Add the extension, open WhatsApp Web and follow the steps above.
Add InboxCRM to Chrome