Skip to content

How-to guide

How to Use the Chat Tools Panel in WhatsApp Web

The chat tools panel slides in on the right side of WhatsApp Web. Its five tabs, "Chat", "Pipeline", "Notes", "Replies" and "Pinned", let you work on the open conversation without switching to another page.
Add InboxCRM to Chrome
← All guides

Who this guide is for

This guide is for people who handle many chats a day and want to update a customer's stage, jot a note or send a saved reply while they are still in the conversation.

Before you start

  • Install InboxCRM in Chrome and open WhatsApp Web.
  • Create a CRM board if you want to use the "Pipeline" tab.
  • Save a few quick replies if you want to use the "Replies" tab.

Step by step

  1. 1

    Open the panel

    Click the InboxCRM logo at the top of the left sidebar rail ("Open chat tools"). With a chat open, you can also click "Open InboxCRM panel (notes, replies…)" in the chat header.

  2. 2

    Check the chat context

    Open a chat and select the "Chat" tab. It shows the contact's name and chat ID, whether it is a group or contact, and a "Status" area with its note count, stage, board and pinned state.

  3. 3

    Pin or unpin the chat

    In the "Chat" tab, under "Quick actions", click "Pin chat". Click "Unpin chat" to undo it.

  4. 4

    Move the chat to a stage

    Select the "Pipeline" tab and pick a stage from "Move to stage". Stages are grouped by board. Below the picker, each board lists its stages with chat counts, and the current stage is marked "Here".

  5. 5

    Add a note

    Select the "Notes" tab, type in "Write a quick note…" and click "Save note". Notes for this contact are listed below with their date, and you can remove one with "Delete note".

  6. 6

    Send a quick reply

    Select the "Replies" tab and use "Filter…" to find a reply. Click it to send it into the open chat. For text-only replies, click "Insert into message box" to place the text in the typing box so you can edit it before sending.

  7. 7

    See your pinned chats

    Select the "Pinned" tab to see every pinned chat with the time it was pinned. Click "Unpin" to remove one.

  8. 8

    Close the panel

    Click "Close panel" in the panel header, or click the rail logo again ("Close chat tools").

Tips

  • The "InboxCRM tools" button in the message bar has "Notes" and "Quick replies" items that open the panel straight on those tabs.
  • A separate profile card can show on the right edge when a chat is open, with its CRM stage, recent notes and saved profile details. Use the small arrow on its edge to collapse or expand it.
  • Notes, stages and pins are stored locally in your browser (chrome.storage.local).

Troubleshooting

The panel says "No active chat".

Open a conversation in WhatsApp Web. The panel follows whichever chat is currently open.

The "Pipeline" tab says "No CRM boards yet".

Open "CRM pipeline" from the rail and create a board. The stages then appear in "Move to stage".

A quick reply shows "Nothing sent (… skipped — missing payload?)".

The saved reply has empty steps. Open the Quick replies page from the rail, add content to the reply, and try again.

The rail logo says "InboxCRM is locked".

Click it to open the sign-in screen. The rail tools and the panel work again once InboxCRM is unlocked.

Questions

Does the panel open by itself when I open a chat?

No. Open it from the rail logo or the chat header button. It stays open and follows the chat you switch to.

Does clicking a quick reply send it straight away?

Yes, clicking the reply sends it to the open chat. Use "Insert into message box" on text-only replies if you want to check the text first.

Can I move a chat to a stage on a different board?

Yes. "Move to stage" lists stages from every board. Picking a stage on another board adds the chat to that board.

See this feature on the features page

WhatsApp Web එකේ Chat Tools Panel එක පාවිච්චි කරන්නේ කොහොමද

chat tools panel එක WhatsApp Web එකේ දකුණු පැත්තෙන් එනවා. "Chat", "Pipeline", "Notes", "Replies", "Pinned" කියන tabs පහෙන් වෙන page එකකට යන්නේ නැතුව open කරලා තියෙන conversation එකේම වැඩ කරන්න පුළුවන්.

මේ මාර්ගෝපදේශය කාටද

දවසකට chats ගොඩක් handle කරන, conversation එක ඇතුළේ ඉඳගෙනම customer ගේ stage එක update කරන්න, note එකක් ලියන්න, save කරපු reply එකක් යවන්න ඕන අයට මේ guide එක.

පටන් ගන්න කලින්

  • Chrome එකට InboxCRM install කරලා WhatsApp Web open කරන්න.
  • "Pipeline" tab එක පාවිච්චි කරන්න ඕන නම් CRM board එකක් හදාගන්න.
  • "Replies" tab එක පාවිච්චි කරන්න ඕන නම් quick replies කීපයක් save කරගන්න.

පියවරෙන් පියවර

  1. 1

    Panel එක open කරන්න

    වම් පැත්තේ sidebar rail එකේ උඩම තියෙන InboxCRM logo එක ("Open chat tools") click කරන්න. chat එකක් open කරලා තියෙනකොට chat header එකේ "Open InboxCRM panel (notes, replies…)" click කරලත් open කරන්න පුළුවන්.

  2. 2

    Chat context එක බලන්න

    chat එකක් open කරලා "Chat" tab එක තෝරන්න. එතන contact ගේ නම, chat ID එක, group ද contact ද කියන එක, note ගණන, stage, board, pinned ද කියන දේවල් තියෙන "Status" area එකක් පේනවා.

  3. 3

    Chat එක pin / unpin කරන්න

    "Chat" tab එකේ "Quick actions" යටතේ "Pin chat" click කරන්න. ආපහු අයින් කරන්න "Unpin chat" click කරන්න.

  4. 4

    Chat එක stage එකකට ගෙනියන්න

    "Pipeline" tab එක තෝරලා "Move to stage" එකෙන් stage එකක් තෝරන්න. stages board එකට අනුව group කරලා තියෙන්නේ. ඊට යටින් හැම board එකකම stages chat ගණන් එක්ක පේනවා, දැනට ඉන්න stage එකට "Here" කියලා mark වෙලා තියෙනවා.

  5. 5

    Note එකක් දාන්න

    "Notes" tab එක තෝරලා "Write a quick note…" එකේ type කරලා "Save note" click කරන්න. මේ contact ගේ notes දිනයත් එක්ක යටින් පේනවා, "Delete note" එකෙන් එකක් මකන්නත් පුළුවන්.

  6. 6

    Quick reply එකක් යවන්න

    "Replies" tab එක තෝරලා "Filter…" එකෙන් reply එක හොයාගන්න. ඒක click කළාම open කරලා තියෙන chat එකට යනවා. text විතරක් තියෙන replies වල "Insert into message box" click කළොත් text එක typing box එකට වැටෙනවා, යවන්න කලින් edit කරන්න පුළුවන්.

  7. 7

    Pinned chats බලන්න

    "Pinned" tab එක තෝරලා pin කරපු හැම chat එකක්ම pin කරපු වෙලාවත් එක්ක බලන්න. එකක් අයින් කරන්න "Unpin" click කරන්න.

  8. 8

    Panel එක close කරන්න

    panel header එකේ "Close panel" click කරන්න, නැත්නම් rail logo එක ("Close chat tools") ආයෙත් click කරන්න.

Tips

  • message bar එකේ තියෙන "InboxCRM tools" button එකේ "Notes" සහ "Quick replies" items වලින් panel එක කෙළින්ම ඒ tabs වලට open වෙනවා.
  • chat එකක් open කරලා තියෙනකොට දකුණු කෙළවරේ CRM stage එක, ළඟදී ලියපු notes, save කරපු profile details තියෙන වෙනම profile card එකක් පේන්න පුළුවන්. ඒකේ කෙළවරේ තියෙන පොඩි arrow එකෙන් collapse / expand කරන්න.
  • Notes, stages, pins save වෙන්නේ ඔබේ browser එකේ local (chrome.storage.local).

ගැටලු විසඳීම

Panel එකේ "No active chat" කියලා තියෙනවා.

WhatsApp Web එකේ conversation එකක් open කරන්න. panel එක වැඩ කරන්නේ දැනට open කරලා තියෙන chat එකට.

"Pipeline" tab එකේ "No CRM boards yet" කියලා තියෙනවා.

rail එකෙන් "CRM pipeline" open කරලා board එකක් හදන්න. එතකොට stages "Move to stage" එකේ පේනවා.

Quick reply එකකින් "Nothing sent (… skipped — missing payload?)" කියලා එනවා.

save කරපු reply එකේ steps හිස්. rail එකෙන් Quick replies page එක open කරලා reply එකට content දාලා ආයෙත් try කරන්න.

Rail logo එකේ "InboxCRM is locked" කියලා තියෙනවා.

ඒක click කරලා sign-in screen එක open කරන්න. InboxCRM unlock වුණාම rail tools සහ panel එක ආයෙත් වැඩ කරනවා.

නිතර අහන ප්‍රශ්න

Chat එකක් open කළාම panel එක තමන්ම open වෙනවද?

නෑ. rail logo එකෙන් හෝ chat header button එකෙන් open කරන්න. open කළාට පස්සේ ඔබ මාරු වෙන chat එකට අනුව panel එකත් වෙනස් වෙනවා.

Quick reply එකක් click කළාම ඒ වෙලාවෙම යනවද?

ඔව්, reply එක click කළාම open කරලා තියෙන chat එකට යනවා. text එක මුලින් check කරන්න ඕන නම් text-only replies වල "Insert into message box" පාවිච්චි කරන්න.

වෙන board එකක stage එකකට chat එකක් ගෙනියන්න පුළුවන්ද?

ඔව්. "Move to stage" එකේ හැම board එකකම stages තියෙනවා. වෙන board එකක stage එකක් තෝරුවොත් chat එක ඒ board එකට එකතු වෙනවා.

Features page එකේ මේ feature එක බලන්න

Don't have InboxCRM yet? Add the extension, open WhatsApp Web and follow the steps above.

Add InboxCRM to Chrome