Who this guide is for
This guide is for anyone who sells or supports customers over WhatsApp and keeps losing track of who is at which step. It works for a single sales process, or several side by side, such as one board for sales and another for support tickets.
Before you start
- Install InboxCRM in Chrome and open WhatsApp Web.
- Make sure the InboxCRM sidebar rail shows on the left edge of WhatsApp Web.
- Have a rough list of the steps your customers go through before they buy.
Step by step
- 1
Open the CRM pipeline page
In the left sidebar rail on WhatsApp Web, click the "CRM pipeline" icon. The CRM pipeline page opens in a new browser tab.
- 2
Create your first board
If you have no boards yet, click "Create board with starter stages". This makes a "Sales Pipeline" board with Lead, Qualified, Proposal, Won and Lost. To set it up yourself, click "Set up my own board" or "New board" instead.
- 3
Pick a stage template
In the "New board" form, enter a "Name", pick a "Color", and choose a template: "Blank board", "Sales pipeline", "Support tickets" or "Customer onboarding". Click "Create board".
- 4
Adjust your stages
Switch to the "Kanban" view. Click a stage name to rename it, use the colour dot to change its colour, and use the arrow buttons to move a stage left or right. Click "+ Stage" to add a new column, or "Delete stage" to remove one.
- 5
Add chats to a stage
In a column, click "+ Card" (or "+ Add first card" on an empty stage). Choose "Contacts", "WhatsApp chats" or "Manual", tick the chats you want, and click "Add". In "Manual" you can type a phone number or chat ID.
- 6
Add a chat straight from WhatsApp
Right-click a chat in your WhatsApp chat list and choose "Add to CRM stage…", then pick the board and stage. You can also open a chat and use "Move to stage" in the chat tools panel's "Pipeline" tab.
- 7
Move deals forward
Drag a card from one column to another as the deal progresses. You can also drag cards up or down inside a column to change their order.
- 8
Add a deal value
Click the value icon on a card ("Edit deal value") to open Contact profiles. Use "+ Add line" under the deal value lines, enter an amount, and click "Save". Values show on the card and feed the funnel.
- 9
Find and act on a card
Use "Search cards by name or phone…" to filter the board. Each card has shortcuts to "Open chat in WhatsApp", "Open notes for this chat" and "Schedule a message".
Tips
- The "Inbox" view lists all your chats with filter chips such as "All", "Unassigned" and each stage name. It is a quick way to find chats that are not on a board yet.
- Once a chat is on a board, a small stage chip shows next to it in your WhatsApp chat list.
- Boards feed the Funnel dashboard automatically. You don't need to set anything up there.
- Your boards, stages and cards are stored locally in your browser (chrome.storage.local), not on an InboxCRM server.
Troubleshooting
"Couldn't load WhatsApp chats" when adding a card.
Keep a WhatsApp Web tab open and fully loaded, then try the "WhatsApp chats" source again. You can also add the chat with "Manual" by typing the phone number.
The same chat shows in two stages.
"Add to CRM stage…" adds a card without removing an existing one. Use "Move to stage" in the chat tools panel, drag the card, or remove the extra card with its remove button.
The Inbox view says "No chats yet".
Open WhatsApp Web in another tab, then click the refresh button ("Refresh from WhatsApp Web") at the top of the Inbox view.
The "CRM pipeline" icon is missing from the rail.
It may be turned off in "Menu features". Open "Menu features" from the rail and switch "CRM" back on.
Questions
Can I have more than one pipeline?
Yes. Create as many boards as you need, for example one for sales and one for support. Switch between them with the board buttons at the top of the page.
Does deleting a stage delete the chats?
It removes the stage and its cards from the board. Your WhatsApp chats and messages are not touched. InboxCRM asks you to confirm first.
Where is my pipeline data kept?
In your browser's local extension storage on your device. Use the Backup page if you want a copy you can restore later.
WhatsApp Web එකේ Sales Pipeline එකක් හදන්නේ කොහොමද
CRM pipeline එක කියන්නේ ඔබේ WhatsApp chats ගෙනියන stages තියෙන board එකක් — Lead, Qualified, Proposal, Won, Lost වගේ. chat list එක උඩට පහළට scroll කරන්නේ නැතුව හැම conversation එකක්ම කොහෙද ඉන්නේ කියලා බලාගන්න පුළුවන්.
මේ මාර්ගෝපදේශය කාටද
WhatsApp හරහා විකුණන, customer support දෙන, ඒ වගේම කවුද මොන step එකේද කියලා මතක තියාගන්න අමාරු හැමෝටම මේ guide එක. එක sales process එකකට හරි, sales වලට එකක් support tickets වලට තව එකක් වගේ boards කිහිපයකට හරි පාවිච්චි කරන්න පුළුවන්.
පටන් ගන්න කලින්
- Chrome එකට InboxCRM install කරලා WhatsApp Web open කරන්න.
- WhatsApp Web එකේ වම් පැත්තේ InboxCRM sidebar rail එක පේනවද කියලා බලන්න.
- ඔබේ customers ලා බඩු ගන්න කලින් යන steps ටික ගැන පොඩි list එකක් හිතාගන්න.
පියවරෙන් පියවර
- 1
CRM pipeline page එක open කරන්න
WhatsApp Web එකේ වම් පැත්තේ sidebar rail එකේ "CRM pipeline" icon එක click කරන්න. අලුත් browser tab එකක CRM pipeline page එක open වෙනවා.
- 2
පළමු board එක හදන්න
තවම boards නැත්නම් "Create board with starter stages" click කරන්න. එතකොට Lead, Qualified, Proposal, Won, Lost එක්ක "Sales Pipeline" board එකක් හැදෙනවා. තමන්ම හදාගන්න ඕන නම් "Set up my own board" හෝ "New board" click කරන්න.
- 3
Stage template එකක් තෝරන්න
"New board" form එකේ "Name" එක දාලා, "Color" එකක් තෝරලා, template එකක් තෝරන්න: "Blank board", "Sales pipeline", "Support tickets" හෝ "Customer onboarding". ඊට පස්සේ "Create board" click කරන්න.
- 4
Stages ඔබට ගැලපෙන්න හදාගන්න
"Kanban" view එකට මාරු වෙන්න. stage නම click කරලා rename කරන්න, color dot එකෙන් color එක වෙනස් කරන්න, arrow buttons වලින් stage එක වමට දකුණට ගෙනියන්න. අලුත් column එකකට "+ Stage", අයින් කරන්න "Delete stage".
- 5
Stage එකකට chats එකතු කරන්න
column එකේ "+ Card" click කරන්න (හිස් stage එකක නම් "+ Add first card"). "Contacts", "WhatsApp chats" හෝ "Manual" තෝරලා, ඕන chats tick කරලා "Add" click කරන්න. "Manual" එකේ phone number එකක් හෝ chat ID එකක් type කරන්න පුළුවන්.
- 6
WhatsApp එකෙන්ම chat එකක් එකතු කරන්න
WhatsApp chat list එකේ chat එකක් right-click කරලා "Add to CRM stage…" තෝරලා board එකයි stage එකයි තෝරන්න. නැත්නම් chat එක open කරලා chat tools panel එකේ "Pipeline" tab එකේ "Move to stage" පාවිච්චි කරන්න.
- 7
Deals ඉස්සරහට ගෙනියන්න
deal එක ඉස්සරහට යනකොට card එක එක column එකක ඉඳන් තව column එකකට drag කරන්න. column එක ඇතුළේ උඩට පහළට drag කරලා order එකත් වෙනස් කරන්න පුළුවන්.
- 8
Deal value එකක් දාන්න
card එකේ value icon එක ("Edit deal value") click කරලා Contact profiles open කරන්න. deal value lines යටතේ "+ Add line" click කරලා amount එක දාලා "Save" click කරන්න. value එක card එකේ පේනවා, funnel එකටත් යනවා.
- 9
Card එකක් හොයලා වැඩේ කරන්න
board එක filter කරන්න "Search cards by name or phone…" පාවිච්චි කරන්න. හැම card එකකම "Open chat in WhatsApp", "Open notes for this chat", "Schedule a message" shortcuts තියෙනවා.
Tips
- "Inbox" view එකේ ඔබේ chats ඔක්කොම "All", "Unassigned", stage නම් වගේ filter chips එක්ක පේනවා. තවම board එකක නැති chats හොයාගන්න ලේසිම විදිහ ඒක.
- chat එකක් board එකකට දැම්මම WhatsApp chat list එකේ ඒ chat එක ළඟ පොඩි stage chip එකක් පේනවා.
- Boards වලින් Funnel dashboard එකට data ඔටෝමැටිකලීම යනවා. එතන මුකුත් setup කරන්න ඕන නෑ.
- ඔබේ boards, stages, cards save වෙන්නේ ඔබේ browser එකේ local (chrome.storage.local) — InboxCRM server එකක නෙවෙයි.
ගැටලු විසඳීම
card එකක් එකතු කරනකොට "Couldn't load WhatsApp chats" කියලා එනවා.
WhatsApp Web tab එකක් open කරලා සම්පූර්ණයෙන් load වෙනකම් ඉඳලා "WhatsApp chats" source එක ආයෙත් try කරන්න. නැත්නම් "Manual" එකේ phone number එක type කරලා එකතු කරන්න.
එකම chat එක stages දෙකක පේනවා.
"Add to CRM stage…" එකෙන් පරණ card එක අයින් කරන්නේ නෑ. chat tools panel එකේ "Move to stage" පාවිච්චි කරන්න, card එක drag කරන්න, නැත්නම් වැඩිපුර card එක remove button එකෙන් අයින් කරන්න.
Inbox view එකේ "No chats yet" කියලා පේනවා.
වෙන tab එකක WhatsApp Web open කරලා, Inbox view එකේ උඩ තියෙන refresh button එක ("Refresh from WhatsApp Web") click කරන්න.
rail එකේ "CRM pipeline" icon එක නෑ.
"Menu features" එකෙන් ඒක off කරලා ඇති. rail එකෙන් "Menu features" open කරලා "CRM" ආයෙත් on කරන්න.
නිතර අහන ප්රශ්න
Pipeline එකකට වඩා තියාගන්න පුළුවන්ද?
ඔව්. sales වලට එකක්, support වලට එකක් වගේ ඕන තරම් boards හදාගන්න පුළුවන්. page එකේ උඩ තියෙන board buttons වලින් මාරු වෙන්න.
Stage එකක් delete කළොත් chats මැකෙනවද?
board එකෙන් ඒ stage එකයි එකේ cards ටිකයි අයින් වෙනවා. ඔබේ WhatsApp chats, messages වලට කිසිම දෙයක් වෙන්නේ නෑ. delete කරන්න කලින් InboxCRM confirm කරන්න අහනවා.
මගේ pipeline data තියෙන්නේ කොහෙද?
ඔබේ device එකේ browser එකේ local extension storage එකේ. පස්සේ restore කරන්න copy එකක් ඕන නම් Backup page එක පාවිච්චි කරන්න.
Don't have InboxCRM yet? Add the extension, open WhatsApp Web and follow the steps above.
Add InboxCRM to Chrome