Skip to content

How-to guide

How to send automatic WhatsApp follow-ups by CRM stage

Follow-up rules watch stages on your CRM board. When a chat has sat in a stage for the time you set, or when it leaves the stage, InboxCRM sends the steps you chose to that chat.
Add InboxCRM to Chrome
← All guides

Who this guide is for

Anyone who moves WhatsApp leads through a CRM board and forgets to chase them. For example: message anyone who sits in "Quote sent" for 3 days, or send a thank-you note when a chat leaves "Negotiating".

Before you start

  • You have a CRM board with stages, and chats placed in those stages. Follow-up only works on chats that are on the board.
  • Chrome must be running with WhatsApp Web open for follow-up messages to be sent.
  • Decide which stage should trigger the follow-up and how long to wait.

Step by step

  1. 1

    Open Follow-up

    In the InboxCRM sidebar on WhatsApp Web, click the "Follow-up" icon in the Automation group, next to Auto-attendance. The "Follow-up" page opens in a new tab.

  2. 2

    Create a rule

    Click "New rule". The "Edit follow-up" card opens. Change the "Name" from "New follow-up" to something clear, such as "Quote sent – 3 days".

  3. 3

    Choose the board and stages

    Under "Funnel", pick your CRM board from "— select board —". Its "Stages" appear as buttons. Click one or more stages to watch; selected stages are highlighted.

  4. 4

    Pick the trigger

    Under "Trigger", choose "On funnel entry" to send after a chat has stayed in the stage for a while. Choose "On funnel exit" to send as soon as a chat leaves the selected stages.

  5. 5

    Set the delay

    Fill in "Days", "Hours" and "Minutes". With "On funnel entry", the rule fires once a chat has been in the stage that long. For example, 3 days, 0 hours, 0 minutes. "On funnel exit" ignores the delay.

  6. 6

    Add the message steps

    Under "Actions", open "+ Add step…" and choose "Text", "Image", "Video", "Audio", "Document" or "Timer". Type the "Message text" or attach a file with a "Caption (optional)". Use "Move up" and "Move down" to change the order.

  7. 7

    Add stop conditions

    Under "Meta rules", tick "Stop if chat replied" so nothing is sent if the customer already wrote back after entering the stage. "Stop if chat changed stage" keeps chats that moved on from getting the message.

  8. 8

    Save and switch it on

    Click "Save rule". New rules start active. In the list, the checkbox turns a rule on or off, and each row shows the trigger, the delay (for example "+3d 0h 0m"), the number of actions and how many times it has fired.

Tips

  • The clock starts when the rule first sees a chat in the stage. Chats already sitting there when you create the rule start counting from that moment, not from when they were moved.
  • Each rule sends to a chat only once. If a chat leaves and comes back, the same rule won't message it again.
  • Rules are checked about once a minute, so a follow-up can arrive up to a minute or so after it's due.
  • Keep follow-up text short and personal. A friendly question like "Did you get a chance to look at the quote?" usually works better than a sales pitch.

Troubleshooting

The follow-up never goes out.

Check the rule is ticked active, a board and at least one stage are selected, and at least one action has content. An empty "Text" step sends nothing. Also make sure WhatsApp Web is open in Chrome.

Chats that were already in the stage got the message later than expected.

That is how the timer works. The delay counts from when the rule first noticed the chat in the stage, not from when you moved it there. New chats moved in after the rule exists are timed correctly.

A customer who already replied still got the message.

Tick "Stop if chat replied". Without it, the rule sends whether or not the customer has written back.

"On funnel exit" didn't fire.

The chat must be removed from all the stages you selected for that rule. Moving it between two selected stages is not an exit.

Questions

Is this a reminder for me or a message to the customer?

It sends the steps you add straight to the customer's chat. For a personal reminder that only you see, use Notifications.

Does Follow-up work when Chrome is closed?

No. Messages are sent through your open WhatsApp Web session, so Chrome must be running with WhatsApp Web open.

Where are follow-up rules stored?

In your browser's local storage (chrome.storage.local), together with your CRM board.

See this feature on the features page

CRM stage එක අනුව WhatsApp follow-ups automatic යවන විදිහ

Follow-up rules ඔබේ CRM board එකේ stages බලාගෙන ඉන්නවා. chat එකක් ඔබ දාපු කාලයක් stage එකක තිබුණාම, නැත්නම් stage එකෙන් අයින් වුණාම, ඔබ තෝරපු steps InboxCRM ඒ chat එකට යවනවා.

මේ මාර්ගෝපදේශය කාටද

WhatsApp leads CRM board එකක move කරන, ඒත් ඒ අයව ආයෙත් contact කරන්න අමතක වෙන කෙනෙක්ට. උදාහරණයක් විදිහට: "Quote sent" එකේ දවස් 3ක් ඉන්න කෙනෙක්ට message එකක් යවන්න, නැත්නම් chat එකක් "Negotiating" එකෙන් අයින් වුණාම thank-you note එකක් යවන්න.

පටන් ගන්න කලින්

  • stages තියෙන CRM board එකක් සහ ඒ stages වල chats තියෙන්න ඕන. Follow-up වැඩ කරන්නේ board එකේ තියෙන chats වලට විතරයි.
  • follow-up messages යවන්න Chrome run වෙමින් WhatsApp Web open තියෙන්න ඕන.
  • follow-up එක trigger වෙන්න ඕන stage එක මොකක්ද, කොච්චර වෙලා ඉන්න ඕනද කියලා තීරණය කරගන්න.

පියවරෙන් පියවර

  1. 1

    Follow-up open කරන්න

    WhatsApp Web එකේ InboxCRM sidebar එකේ Automation group එකේ, Auto-attendance ළඟ තියෙන "Follow-up" icon එක click කරන්න. "Follow-up" page එක අලුත් tab එකක open වෙනවා.

  2. 2

    Rule එකක් හදන්න

    "New rule" click කරන්න. "Edit follow-up" card එක open වෙනවා. "Name" එක "New follow-up" ඉඳන් "Quote sent – 3 days" වගේ පැහැදිලි නමකට මාරු කරන්න.

  3. 3

    Board එකයි stages ටිකයි තෝරන්න

    "Funnel" යටතේ "— select board —" එකෙන් ඔබේ CRM board එක තෝරන්න. ඒකේ "Stages" buttons විදිහට පේනවා. බලාගෙන ඉන්න ඕන stage එකක් හෝ කිහිපයක් click කරන්න; තෝරපු stages highlight වෙනවා.

  4. 4

    Trigger එක තෝරන්න

    "Trigger" යටතේ, chat එකක් ටික වෙලාවක් stage එකේ හිටියට පස්සේ යවන්න "On funnel entry" තෝරන්න. chat එකක් තෝරපු stages වලින් අයින් වුණු ගමන් යවන්න "On funnel exit" තෝරන්න.

  5. 5

    Delay එක set කරන්න

    "Days", "Hours", "Minutes" පුරවන්න. "On funnel entry" එකේදී chat එක ඒ කාලය stage එකේ හිටියාම rule එක fire වෙනවා. උදාහරණයක් විදිහට දවස් 3, පැය 0, විනාඩි 0. "On funnel exit" එක delay එක ගණන් ගන්නේ නෑ.

  6. 6

    Message steps එකතු කරන්න

    "Actions" යටතේ "+ Add step…" open කරලා "Text", "Image", "Video", "Audio", "Document" හෝ "Timer" තෝරන්න. "Message text" type කරන්න, නැත්නම් file එකක් attach කරලා "Caption (optional)" එකක් දාන්න. පිළිවෙළ මාරු කරන්න "Move up" සහ "Move down" use කරන්න.

  7. 7

    Stop conditions එකතු කරන්න

    "Meta rules" යටතේ "Stop if chat replied" tick කරන්න, එතකොට stage එකට ආවට පස්සේ customer දැනටමත් reply කරලා නම් මුකුත් යන්නේ නෑ. "Stop if chat changed stage" එකෙන් ඊළඟ stage එකට ගිය chats වලට message එක යන එක නවත්තනවා.

  8. 8

    Save කරලා on කරන්න

    "Save rule" click කරන්න. අලුත් rules active විදිහටම පටන් ගන්නවා. list එකේ checkbox එකෙන් rule එකක් on/off කරන්න පුළුවන්, හැම row එකකම trigger එක, delay එක (උදා: "+3d 0h 0m"), actions ගණන, fire වුණු වාර ගණන පේනවා.

Tips

  • කාලය ගණන් කරන්න පටන් ගන්නේ rule එක chat එක stage එකේ මුලින්ම දකින වෙලාවේ ඉඳන්. rule එක හදනකොට දැනටමත් stage එකේ ඉන්න chats ගණන් කරන්නේ ඒ වෙලාවේ ඉඳන් මිසක් move කරපු වෙලාවේ ඉඳන් නෙමෙයි.
  • එක rule එකකින් එක chat එකකට යවන්නේ එක පාරයි. chat එකක් අයින් වෙලා ආයෙත් ආවත්, ඒ rule එකෙන්ම ආයෙත් message එකක් යන්නේ නෑ.
  • Rules check කරන්නේ විනාඩියකට වරක් විතර, ඒ නිසා follow-up එකක් නියම වෙලාවට වඩා විනාඩියක් විතර පරක්කු වෙන්න පුළුවන්.
  • follow-up text එක කෙටියෙන්, personal විදිහට තියන්න. sales pitch එකකට වඩා "Quote එක බලන්න chance එකක් ලැබුණද?" වගේ friendly ප්‍රශ්නයක් හොඳට වැඩ කරනවා.

ගැටලු විසඳීම

Follow-up එක කවදාවත් යන්නේ නෑ.

rule එක active විදිහට tick කරලද, board එකක් සහ අඩුම තරමේ එක stage එකක් තෝරලද, content තියෙන action එකක් තියෙනවද බලන්න. හිස් "Text" step එකකින් මුකුත් යන්නේ නෑ. Chrome එකේ WhatsApp Web open ද කියලත් බලන්න.

දැනටමත් stage එකේ හිටපු chats වලට message එක ගියේ හිතපු වෙලාවට වඩා පරක්කු වෙලා.

timer එක වැඩ කරන්නේ එහෙමයි. delay එක ගණන් කරන්නේ rule එක chat එක stage එකේ මුලින්ම දැක්ක වෙලාවේ ඉඳන් මිසක්, ඔබ ඒක move කරපු වෙලාවේ ඉඳන් නෙමෙයි. rule එක හැදුවට පස්සේ stage එකට move කරන අලුත් chats වලට වෙලාව හරියටම ගණන් වෙනවා.

දැනටමත් reply කරපු customer කෙනෙක්ටත් message එක ගියා.

"Stop if chat replied" tick කරන්න. ඒක නැත්නම් customer reply කළත් නැතත් rule එක යවනවා.

"On funnel exit" fire වුණේ නෑ.

ඒ rule එකට තෝරපු හැම stage එකකින්ම chat එක අයින් වෙන්න ඕන. තෝරපු stages දෙකක් අතරේ move කරන එක exit එකක් නෙමෙයි.

නිතර අහන ප්‍රශ්න

මේක මට reminder එකක්ද, නැත්නම් customer ට යන message එකක්ද?

ඔබ එකතු කරන steps කෙළින්ම customer ගේ chat එකට යවනවා. ඔබට විතරක් පේන personal reminder එකකට Notifications use කරන්න.

Chrome close කරලා තියෙනකොට Follow-up වැඩ කරනවද?

නෑ. Messages යන්නේ ඔබේ open WhatsApp Web session එක හරහා, ඒ නිසා Chrome run වෙමින් WhatsApp Web open තියෙන්න ඕන.

Follow-up rules save වෙන්නේ කොහෙද?

ඔබේ CRM board එකත් එක්කම browser එකේ local storage එකේ (chrome.storage.local).

Features page එකේ මේ feature එක බලන්න

Don't have InboxCRM yet? Add the extension, open WhatsApp Web and follow the steps above.

Add InboxCRM to Chrome