Who this guide is for
Shops, clinics, salons and service businesses that answer the same messages all day: "price?", "are you open?", "where are you?". It suits one-step answers. If you need branches or several back-and-forth steps, use Chatbot Flows instead.
Before you start
- InboxCRM is installed and WhatsApp Web is open in Chrome.
- Auto replies only go out while Chrome is running and WhatsApp Web is open. Closed tab or sleeping computer means no replies.
- Write your common answers down first. Short, clear replies work best.
Step by step
- 1
Open Auto-attendance
In the InboxCRM sidebar on WhatsApp Web, click the "Auto-attendance" icon (the robot, in the Automation group). The page opens in a new tab and shows how many rules you have and how many are active.
- 2
Start a new rule
Click "New rule". An editor card opens with a "Name" field. Give the rule a name you will recognise later, such as "Price question".
- 3
Pick the triggers
Under "Triggers", tick one or more options, such as "Keyword", "On new conversation", "Business hours", "Contacts only" or "On audio received". If you tick more than one, a message must match all of them before the rule fires.
- 4
Set up a keyword trigger
For "Keyword", type words in "Keywords (comma-separated)", for example "price, rate, how much". Then choose "Match": "Any keyword", "All keywords" or "Exact match". Matching ignores capital letters. "Exact match" only fires when the whole message is the keyword.
- 5
Set a time window if needed
Tick "Business hours" and set "From" and "To". The rule then fires only inside that window. For an after-hours reply, use an overnight window, for example From 18:00 To 08:00.
- 6
Add the reply steps
Under "Actions", open "+ Add step…" and choose "Text", "Image", "Video", "Audio", "Document" or "Timer". Type the "Message text" or attach a file with an optional caption. A "Timer" step waits the set "Wait (seconds)" before the next step. Reorder steps with "Move step up" and "Move step down".
- 7
Add meta rules
Under "Meta rules", tick "Fire only once per chat" so a person gets the reply one time only. Tick "Skip if chat is in any CRM stage" so leads you already handle on your CRM board don't get the automatic answer.
- 8
Save and manage your rules
Click "Save rule". In the list, use the checkbox to switch a rule on or off, and click the name to rename it. The icons let you "Edit", "Duplicate rule (created inactive)" or "Delete". Use the "all", "active" and "inactive" filters, or "Search rule names…", to find a rule.
- 9
Check that it works
Ask a friend to send a matching message. Each rule row shows how many times it has fired and when it last fired, for example "fired 3× · 5m ago".
Tips
- Always add at least one trigger. A rule with no triggers matches every incoming message.
- Replies are not instant. With "Protect my number" on in Settings, under "Sending safety", the extension waits a short random moment before replying. By default it also marks the chat read and shows typing ("Mark chats read before replying" and "Show typing indicator"). This reduces the robotic feel that can put a number at risk, but it can't remove that risk.
- Use "Fire only once per chat" for greetings and away messages, so regular customers don't get the same text every time they write.
- Test a new rule on a copy first: duplicate it, edit the copy, then switch the copy on and the old one off.
Troubleshooting
The rule doesn't reply.
Check the rule's checkbox is ticked and WhatsApp Web is open. Remember that all ticked triggers must match. A rule with "Keyword" and "Contacts only" will not reply to a number that isn't saved in your contacts.
The rule replies to everything.
The rule probably has no triggers, or a "Keyword" trigger with the keywords box left empty. Both match every message. Open "Edit" and add keywords.
A customer got two different auto replies.
Two active rules matched the same message, or a Chatbot Flow also fired. Make keywords more specific, or switch off one of the overlapping rules.
My own messages don't trigger the rule when I test.
That is expected. Auto-attendance ignores messages you send. Test from a different WhatsApp number.
Questions
Can Auto-attendance reply when I'm offline?
It can reply while you are away from the keyboard, but Chrome must be running with WhatsApp Web open. If the browser is closed, no auto replies are sent.
Does it reply in group chats?
Only if a rule's triggers allow it. "Groups only" limits a rule to groups, and "When mentioned in group" fires when someone mentions you in a group.
Where are my rules saved?
Rules are stored locally in your browser (chrome.storage.local) on your computer.
Auto-attendance එකෙන් WhatsApp auto replies set කරන විදිහ
Auto-attendance එකෙන් එන WhatsApp messages වලට ඔබ වෙනුවෙන් reply කරනවා. triggers (keyword එකක් හෝ අලුත් conversation එකක් වගේ) සහ steps (text එකක් හෝ image එකක් වගේ) එක්ක rule එකක් හදන්න, message එකක් ගැලපුණාම extension එක reply කරනවා.
මේ මාර්ගෝපදේශය කාටද
දවස පුරා එකම messages වලට උත්තර දෙන shops, clinics, salons, service businesses වලට: "price?", "open ද?", "කොහෙද තියෙන්නේ?". එක step එකේ උත්තර වලට මේක හොඳයි. branches හෝ ඉදිරියට පස්සට steps කිහිපයක් ඕන නම් Chatbot Flows use කරන්න.
පටන් ගන්න කලින්
- InboxCRM install කරලා Chrome එකේ WhatsApp Web open කරලා තියෙන්න ඕන.
- Auto replies යන්නේ Chrome run වෙමින් WhatsApp Web open තියෙනකොට විතරයි. tab එක close නම් හෝ computer එක sleep නම් replies යන්නේ නෑ.
- ඔබේ common answers මුලින්ම ලියාගන්න. කෙටි, පැහැදිලි replies හොඳටම වැඩ කරනවා.
පියවරෙන් පියවර
- 1
Auto-attendance open කරන්න
WhatsApp Web එකේ InboxCRM sidebar එකේ "Auto-attendance" icon එක (Automation group එකේ තියෙන robot icon එක) click කරන්න. page එක අලුත් tab එකක open වෙලා, rules කීයක් තියෙනවද, active ඒවා කීයද කියලා පෙන්නනවා.
- 2
අලුත් rule එකක් පටන් ගන්න
"New rule" click කරන්න. "Name" field එකක් එක්ක editor card එකක් open වෙනවා. පස්සේ අඳුනගන්න ලේසි නමක් දෙන්න, උදාහරණයක් විදිහට "Price question".
- 3
Triggers තෝරන්න
"Triggers" යටතේ "Keyword", "On new conversation", "Business hours", "Contacts only", "On audio received" වගේ options එකක් හෝ කිහිපයක් tick කරන්න. එකකට වඩා tick කළොත්, rule එක fire වෙන්න message එක ඒ හැම එකකටම ගැලපෙන්න ඕන.
- 4
Keyword trigger එක set කරන්න
"Keyword" එකට "Keywords (comma-separated)" එකේ වචන type කරන්න, උදා: "price, rate, how much". ඊට පස්සේ "Match" එකෙන් "Any keyword", "All keywords" හෝ "Exact match" තෝරන්න. capital අකුරු ගණන් ගන්නේ නෑ. "Exact match" fire වෙන්නේ message එක සම්පූර්ණයෙන්ම keyword එක නම් විතරයි.
- 5
ඕන නම් වෙලාවක් set කරන්න
"Business hours" tick කරලා "From" සහ "To" set කරන්න. එතකොට rule එක fire වෙන්නේ ඒ වෙලාව ඇතුළත විතරයි. කඩේ වහපු වෙලාවට reply එකක් ඕන නම් රෑ පුරා යන window එකක් දාන්න, උදා: From 18:00 To 08:00.
- 6
Reply steps එකතු කරන්න
"Actions" යටතේ "+ Add step…" open කරලා "Text", "Image", "Video", "Audio", "Document" හෝ "Timer" තෝරන්න. "Message text" type කරන්න, නැත්නම් file එකක් attach කරලා ඕන නම් caption එකක් දාන්න. "Timer" step එකෙන් ඊළඟ step එකට කලින් "Wait (seconds)" එකේ දාපු තත්පර ගණන ඉන්නවා. "Move step up" සහ "Move step down" එකෙන් steps පිළිවෙළ මාරු කරන්න.
- 7
Meta rules එකතු කරන්න
"Meta rules" යටතේ "Fire only once per chat" tick කරන්න, එතකොට එක කෙනෙක්ට reply එක යන්නේ එක පාරයි. "Skip if chat is in any CRM stage" tick කළොත් ඔබ දැනටමත් CRM board එකේ handle කරන leads ලට automatic answer එක යන්නේ නෑ.
- 8
Save කරලා rules manage කරන්න
"Save rule" click කරන්න. list එකේ checkbox එකෙන් rule එකක් on/off කරන්න, නම click කරලා rename කරන්න. icons වලින් "Edit", "Duplicate rule (created inactive)" හෝ "Delete" කරන්න පුළුවන්. rule එකක් හොයාගන්න "all", "active", "inactive" filters හෝ "Search rule names…" use කරන්න.
- 9
වැඩ කරනවද බලන්න
යාළුවෙක්ට ගැලපෙන message එකක් එවන්න කියන්න. හැම rule row එකකම ඒක කී පාරක් fire වුණාද, අන්තිමට fire වුණේ කවදද කියලා පේනවා, උදා: "fired 3× · 5m ago".
Tips
- හැමවෙලේම අඩුම තරමේ එක trigger එකක් දාන්න. triggers නැති rule එකක් එන හැම message එකකටම ගැලපෙනවා.
- Replies ක්ෂණිකව යන්නේ නෑ. Settings එකේ "Sending safety" යටතේ "Protect my number" on නම්, extension එක reply කරන්න කලින් පොඩි random වෙලාවක් ඉන්නවා. default විදිහට chat එක read කරලා typing පෙන්නනවාත් ("Mark chats read before replying" සහ "Show typing indicator"). number එකට අවදානමක් වෙන්න පුළුවන් robot වගේ හැසිරීම මේකෙන් අඩු වෙනවා, ඒත් ඒ අවදානම සම්පූර්ණයෙන්ම නැති කරන්න බෑ.
- greetings සහ away messages වලට "Fire only once per chat" use කරන්න, එතකොට නිතර එන customers ලට හැම පාරම එකම text එක යන්නේ නෑ.
- අලුත් rule එකක් copy එකකින් test කරන්න: duplicate කරලා, copy එක edit කරලා, copy එක on කරලා පරණ එක off කරන්න.
ගැටලු විසඳීම
Rule එක reply කරන්නේ නෑ.
rule එකේ checkbox එක tick කරලද, WhatsApp Web open ද බලන්න. tick කරපු හැම trigger එකක්ම ගැලපෙන්න ඕන කියලා මතක තියාගන්න. "Keyword" සහ "Contacts only" දෙකම තියෙන rule එකක් ඔබේ contacts වල save කරලා නැති number එකකට reply කරන්නේ නෑ.
Rule එක හැම message එකකටම reply කරනවා.
බොහෝ විට rule එකේ triggers නෑ, නැත්නම් "Keyword" trigger එකේ keywords box එක හිස්. ඒ දෙකම හැම message එකකටම ගැලපෙනවා. "Edit" open කරලා keywords දාන්න.
Customer කෙනෙක්ට වෙනස් auto replies දෙකක් ගියා.
active rules දෙකක් එකම message එකට ගැලපිලා, නැත්නම් Chatbot Flow එකකුත් fire වෙලා. keywords තව specific කරන්න, නැත්නම් overlap වෙන rule එකක් off කරන්න.
Test කරනකොට මගේම messages වලින් rule එක trigger වෙන්නේ නෑ.
ඒක සාමාන්යයි. ඔබ යවන messages Auto-attendance ගණන් ගන්නේ නෑ. වෙනත් WhatsApp number එකකින් test කරන්න.
නිතර අහන ප්රශ්න
මම offline ඉන්නකොට Auto-attendance reply කරනවද?
ඔබ computer එක ළඟ නැති වුණත් reply කරනවා, ඒත් Chrome run වෙමින් WhatsApp Web open තියෙන්න ඕන. browser එක close නම් auto replies යන්නේ නෑ.
Group chats වලට reply කරනවද?
rule එකේ triggers ඉඩ දෙනවා නම් විතරයි. "Groups only" එකෙන් rule එක groups වලට සීමා කරනවා, "When mentioned in group" එක fire වෙන්නේ group එකක කවුරුහරි ඔබව mention කළාම.
මගේ rules save වෙන්නේ කොහෙද?
Rules save වෙන්නේ ඔබේ computer එකේ browser එකේ local විදිහට (chrome.storage.local).
Don't have InboxCRM yet? Add the extension, open WhatsApp Web and follow the steps above.
Add InboxCRM to Chrome