Who this guide is for
Small businesses that get the same questions again and again: prices, opening hours, order steps. If a single auto-reply is not enough and you want a short sequence (greet, wait, send a price list, tag the lead), a flow is the right tool.
Before you start
- InboxCRM is installed and WhatsApp Web is open in Chrome.
- Flows only send while Chrome is running and WhatsApp Web is open.
- Optional: save common answers as Quick Replies first, so a Send message block can reuse them.
- Optional: set up a CRM board if you want the flow to move chats between stages.
Step by step
- 1
Open Chatbot Flows
In the InboxCRM sidebar on WhatsApp Web, click the "Workflows" icon. The "Chatbot Flows" page opens in a new tab with two views: "Workflows" and "Files".
- 2
Create a flow or start from a template
Click the "Create new flow" card. Type an optional "Flow name", then choose "Start blank" or a template: "Welcome bot", "FAQ keyword bot", "Away message" or "Lead qualifier". The visual editor opens straight away.
- 3
Choose what starts the flow
In the left sidebar, open "Triggers" and pick one mode, such as "When the message contains keywords." or "First message from the customer." For keywords, enter terms like "price, order, help"; the flow fires when a message contains any of them, ignoring case. Event triggers such as "New contact", "CRM stage" and "Scheduled" are under "Advanced triggers".
- 4
Set the reactivation interval
For message-based triggers, set "Reactivation interval" in "Minutes" or "Hours". After the flow runs for a chat, it will not start again for that same chat until the interval passes. A blank flow starts with the "When any message is received." trigger and a 60-minute interval.
- 5
Add action blocks
Under "Action blocks", drag a block onto the canvas or click it to add it. You can use "Send message", "Send media", "Wait", "Condition", "Set variable", "Tag contact", "Move stage" and "End flow".
- 6
Connect and configure the blocks
Drag from the "Call first block" pill on the Start block to your first block, then keep linking with "Call next block". Click a block to edit it. For example, "Send message" takes a "Quick reply" or "Message text", and the text supports {{variable}} substitution.
- 7
Branch with a Condition
A "Condition" block checks the customer's message against a "Pattern (regex)" with optional "Flags". Connect its "When it matches" and "When it doesn't match" pills to different blocks. For a plain word, a pattern like "price|cost" works.
- 8
Set workflow rules
Open "Rules" in the sidebar. "Allow groups" lets the flow run in group chats (off by default). "Business hours only" limits runs to a time window. "Don't reply if chat is open" skips chats you are looking at.
- 9
Test it, then switch it on
Click "Simulate flow" to dry-run the flow in a chat preview. Nothing is sent. When it looks right, use the "Active" toggle in the top bar. Changes save on their own; the bar shows "Saved". Each flow card shows "fired N×" once it has run on real chats.
Tips
- Keep a "Wait" block between messages so the conversation doesn't feel rushed. InboxCRM also shows a typing indicator before automated messages when "Show typing indicator" is on in Sending safety settings, which helps replies look less robotic.
- Use "Export" in the editor, or "Export all" on the list page, to keep a JSON backup. "Import JSON" restores a flow, including its attached files.
- Don't run a flow and an Auto-attendance rule on the same keyword. The customer may get two replies.
Troubleshooting
The flow never fires.
Check the card says "Active", WhatsApp Web is open, and the trigger fits. A keyword trigger with no keywords never fires. Group chats are skipped unless "Allow groups" is on, and "Business hours only" blocks runs outside its window.
The flow fired once, then stopped replying to the same person.
That is the "Reactivation interval". The flow waits that long before it can start again for the same chat. Lower the value if you need it to run more often.
The Condition always takes the "When it doesn't match" path.
Check the pattern in "Pattern (regex)". An invalid regex counts as no match. Keep the "i" flag so capital letters don't matter, and test the path again with "Simulate flow".
A block is on the canvas but never runs.
It is probably not connected. Every block needs a line from the block before it, starting from the Start block's "Call first block" pill.
Questions
Does the chatbot work when my computer is off?
No. InboxCRM runs inside WhatsApp Web in your Chrome browser. Chrome must be running with WhatsApp Web open for any flow to send messages.
Where are my flows stored?
Flows and their attached files are stored locally in your browser (chrome.storage.local). Use "Export all" if you want a copy you can move to another computer.
What is the difference between Chatbot Flows and Auto-attendance?
Auto-attendance runs a list of steps when a message matches your triggers. Chatbot Flows gives you a canvas with branches, variables, CRM stage moves and a simulator, which suits multi-step conversations.
Chatbot Flows එකෙන් WhatsApp chatbot එකක් හදන විදිහ
Chatbot Flows එකෙන් canvas එකක block ටිකක් connect කරලා පොඩි WhatsApp chatbot එකක් හදන්න පුළුවන්. flow එක start වෙන්නේ මොකෙන්ද කියලා තෝරලා, messages, waits, conditions එකතු කරලා, dry run එකකින් test කරලා, ඊට පස්සේ on කරන්න.
මේ මාර්ගෝපදේශය කාටද
එකම ප්රශ්න නැවත නැවත එන small businesses වලට: prices, open වෙලාව, order කරන විදිහ. එක auto-reply එකක් මදි නම්, පොඩි sequence එකක් (greet කරලා, ටිකක් ඉඳලා, price list එක යවලා, lead එක tag කරන) ඕන නම් flow එක හරි.
පටන් ගන්න කලින්
- InboxCRM install කරලා Chrome එකේ WhatsApp Web open කරලා තියෙන්න ඕන.
- Flows messages යවන්නේ Chrome run වෙමින් WhatsApp Web open තියෙනකොට විතරයි.
- ඕන නම්: common answers කලින්ම Quick Replies විදිහට save කරන්න, එතකොට Send message block එකකින් ඒවා ආයෙත් use කරන්න පුළුවන්.
- ඕන නම්: flow එකෙන් chats stages අතරේ move කරන්න ඕන නම් CRM board එකක් හදාගන්න.
පියවරෙන් පියවර
- 1
Chatbot Flows open කරන්න
WhatsApp Web එකේ InboxCRM sidebar එකේ "Workflows" icon එක click කරන්න. "Chatbot Flows" page එක අලුත් tab එකක open වෙනවා, ඒකේ "Workflows" සහ "Files" කියලා views දෙකක් තියෙනවා.
- 2
Flow එකක් හදන්න, නැත්නම් template එකකින් පටන් ගන්න
"Create new flow" card එක click කරන්න. ඕන නම් "Flow name" එකක් type කරලා, "Start blank" හෝ template එකක් තෝරන්න: "Welcome bot", "FAQ keyword bot", "Away message" හෝ "Lead qualifier". visual editor එක ඒ වෙලාවෙම open වෙනවා.
- 3
Flow එක start වෙන්නේ මොකෙන්ද කියලා තෝරන්න
වම් පැත්තේ sidebar එකේ "Triggers" open කරලා "When the message contains keywords." හෝ "First message from the customer." වගේ mode එකක් තෝරන්න. keywords වලට "price, order, help" වගේ terms දාන්න; message එකේ ඒ වචනයක් තිබුණොත් (capital/simple ගණන් නොගෙන) flow එක fire වෙනවා. "New contact", "CRM stage", "Scheduled" වගේ event triggers තියෙන්නේ "Advanced triggers" යටතේ.
- 4
Reactivation interval එක set කරන්න
message එකෙන් start වෙන triggers වලට "Reactivation interval" එක "Minutes" හෝ "Hours" වලින් set කරන්න. එක chat එකකට flow එක run වුණාට පස්සේ, මේ කාලය යනකම් ඒ chat එකටම ආයෙත් start වෙන්නේ නෑ. blank flow එකක් start වෙන්නේ "When any message is received." trigger එකයි විනාඩි 60 interval එකයි එක්ක.
- 5
Action blocks එකතු කරන්න
"Action blocks" යටතේ තියෙන block එකක් canvas එකට drag කරන්න, නැත්නම් click කරලා add කරන්න. "Send message", "Send media", "Wait", "Condition", "Set variable", "Tag contact", "Move stage", "End flow" use කරන්න පුළුවන්.
- 6
Blocks connect කරලා settings දාන්න
Start block එකේ "Call first block" pill එකේ ඉඳන් පළවෙනි block එකට drag කරන්න, ඊට පස්සේ "Call next block" එකෙන් දිගටම link කරන්න. block එකක් edit කරන්න ඒක click කරන්න. උදාහරණයකට "Send message" එකට "Quick reply" එකක් හෝ "Message text" එකක් දෙන්න පුළුවන්, text එකේ {{variable}} substitution වැඩ කරනවා.
- 7
Condition එකකින් branch කරන්න
"Condition" block එක customer ගේ message එක "Pattern (regex)" එකකට සහ ඕන නම් "Flags" වලට match වෙනවද බලනවා. ඒකේ "When it matches" සහ "When it doesn't match" pills දෙක වෙනස් blocks වලට connect කරන්න. සාමාන්ය වචනයකට "price|cost" වගේ pattern එකක් හරි.
- 8
Workflow rules set කරන්න
sidebar එකේ "Rules" open කරන්න. "Allow groups" on කළොත් group chats වලත් flow එක run වෙනවා (default එක off). "Business hours only" එකෙන් run වෙන්නේ නියම වෙලාවක් ඇතුළත විතරයි. "Don't reply if chat is open" එකෙන් ඔබ දැන් බලාගෙන ඉන්න chat එක skip කරනවා.
- 9
Test කරලා on කරන්න
chat preview එකක dry run එකක් කරන්න "Simulate flow" click කරන්න. කිසිම message එකක් යන්නේ නෑ. හරි නම් top bar එකේ "Active" toggle එක on කරන්න. changes තමන්ම save වෙනවා, bar එකේ "Saved" කියලා පේනවා. real chats වලට run වුණාම flow card එකේ "fired N×" පේනවා.
Tips
- messages අතරට "Wait" block එකක් දාන්න, එතකොට conversation එක හදිස්සි වගේ දැනෙන්නේ නෑ. Sending safety settings වල "Show typing indicator" on නම් automated messages වලට කලින් typing indicator එකත් පේනවා, ඒකෙන් replies robot වගේ පේන එක අඩු වෙනවා.
- JSON backup එකක් තියාගන්න editor එකේ "Export" හෝ list page එකේ "Export all" use කරන්න. "Import JSON" එකෙන් flow එක attached files එක්කම ආයෙත් ගන්න පුළුවන්.
- එකම keyword එකට flow එකකුයි Auto-attendance rule එකකුයි දෙකම run කරන්න එපා. customer ට replies දෙකක් යන්න පුළුවන්.
ගැටලු විසඳීම
Flow එක කවදාවත් fire වෙන්නේ නෑ.
card එකේ "Active" කියලා තියෙනවද, WhatsApp Web open ද, trigger එක ගැලපෙනවද බලන්න. keywords නැති keyword trigger එකක් කවදාවත් fire වෙන්නේ නෑ. "Allow groups" off නම් group chats skip වෙනවා, "Business hours only" එකේ වෙලාවෙන් එළියේ run වෙන්නේ නෑ.
Flow එක එක පාරක් fire වුණා, ඊට පස්සේ එකම කෙනාට reply කරන්නේ නෑ.
ඒ "Reactivation interval" එක. ඒ chat එකටම ආයෙත් start වෙන්න කලින් flow එක ඒ කාලය බලාගෙන ඉන්නවා. නිතර run වෙන්න ඕන නම් value එක අඩු කරන්න.
Condition එක හැම වෙලේම "When it doesn't match" පැත්තට යනවා.
"Pattern (regex)" එකේ pattern එක check කරන්න. වැරදි regex එකක් no match විදිහට ගණන් ගන්නවා. capital අකුරු ගැටලුවක් නොවෙන්න "i" flag එක තියාගන්න, "Simulate flow" එකෙන් ආයෙත් test කරන්න.
Block එකක් canvas එකේ තියෙනවා, ඒත් run වෙන්නේ නෑ.
බොහෝ විට ඒක connect කරලා නෑ. Start block එකේ "Call first block" pill එකේ ඉඳන් පටන් අරන්, හැම block එකකටම කලින් block එකෙන් line එකක් එන්න ඕන.
නිතර අහන ප්රශ්න
Computer එක off කරලා තියෙනකොට chatbot එක වැඩ කරනවද?
නෑ. InboxCRM run වෙන්නේ ඔබේ Chrome browser එකේ WhatsApp Web ඇතුළේ. flow එකකින් messages යවන්න Chrome run වෙමින් WhatsApp Web open තියෙන්න ඕන.
මගේ flows save වෙන්නේ කොහෙද?
Flows සහ ඒවට attach කරපු files save වෙන්නේ ඔබේ browser එකේ local විදිහට (chrome.storage.local). වෙන computer එකකට ගෙනියන්න copy එකක් ඕන නම් "Export all" use කරන්න.
Chatbot Flows සහ Auto-attendance අතර වෙනස මොකක්ද?
Auto-attendance එකෙන් message එකක් triggers වලට ගැලපුණාම steps list එකක් run කරනවා. Chatbot Flows එකේ branches, variables, CRM stage moves සහ simulator එකක් තියෙන canvas එකක් තියෙනවා, ඒ නිසා steps ගොඩක් තියෙන conversations වලට ඒක ගැලපෙනවා.
Don't have InboxCRM yet? Add the extension, open WhatsApp Web and follow the steps above.
Add InboxCRM to Chrome