Who this guide is for
Business owners who want messages to arrive at the right moment without watching the clock: payment reminders, appointment confirmations, a weekly update to a regular customer, or a greeting on a set day.
Before you start
- Chrome must be running with a WhatsApp Web tab open and logged in at the send time. InboxCRM sends through your own WhatsApp Web session.
- Your computer needs to be on and awake at that time.
- Optional: a saved quick reply, if you want to schedule a multi-step message.
Step by step
- 1
Open the Scheduling Center
Click "Scheduling" (the calendar icon) in the InboxCRM sidebar. The "Scheduling Center" opens on top of WhatsApp Web with a month calendar and a panel for the selected day.
- 2
Start a new schedule
Click "New schedule". To schedule for a specific day, select it on the calendar and click "New schedule on this date".
- 3
Pick the recipient
Under "Recipient *", search your contacts or type a phone number. Add a "Title" if you want to recognise the message later.
- 4
Write the message
Choose a "Type *": "Text", "Image", "Video", "Audio" or "Document". Type the message, or upload the file and add a caption. You can also tick "Use a quick reply instead of typing a message".
- 5
Set the time and repeat
Fill in "Date *" and "Time *". Under "Recurrence", choose "One-off", "Daily", "Weekly", "Every 2 weeks", "Monthly", "Yearly" or "Every N days…". Click "Save".
- 6
Or schedule from inside a chat
In an open chat, click the "InboxCRM tools" button next to the message box and choose "Schedule message". The recipient is the open chat, and anything you already typed is copied in. Set "Date", "Time" and "Repeat", then click "Schedule".
- 7
Check what's queued
Select a day to see its messages marked "Upcoming", "Due" or "Missed". Use "Send now", "Edit" or "Delete" on any of them.
- 8
Open the full view
Click "Open in full tab" for the Calendar and List views. In List view, filter by "Upcoming", "Past" or "History". History shows each message as "Sent", "Recurring" or "Missed".
- 9
Choose how late messages behave
Tick "Send only when WhatsApp is open (5-min grace)" if a message should only go out within 5 minutes of its time. Anything later is marked "Missed" instead of being sent late.
Tips
- Leave a WhatsApp Web tab open in Chrome during the times you schedule for. If the tab is closed when a message is due, it can't be sent.
- Use the 5-minute grace option for time-sensitive messages, such as "your table is ready", where a late message would be confusing.
- Save photos or multi-part messages as a quick reply first, then schedule the quick reply.
Troubleshooting
A message shows as "Missed".
It was not sent at its time. This usually means Chrome, the computer or WhatsApp Web wasn't running, or the 5-minute grace window passed. Create it again or use "Send now".
"Save" shows an error.
"Recipient, date and time are required." For media types, upload a file or switch to a quick reply.
A recurring message didn't repeat.
Check the next date in the calendar. Each time a recurring message fires, InboxCRM adds the next one using the repeat you chose.
Questions
Do I need to keep WhatsApp Web open to send scheduled messages?
Yes. Chrome needs to be running with WhatsApp Web open and logged in at the send time, because messages are sent from your own session.
Can I schedule photos, voice notes or documents?
Yes. Choose "Image", "Video", "Audio" or "Document" as the type and upload the file, or schedule a saved quick reply.
Where are my scheduled messages stored?
Locally in your browser (chrome.storage.local) on your computer.
WhatsApp Web එකේ WhatsApp message එකක් schedule කරන විදිහ
WhatsApp message එක දැන් ලියන්න, ඔබ තෝරන දවසට සහ වෙලාවට InboxCRM ඒක යවනවා. Messages එක පාරක් යවන්න හෝ daily, weekly, සති 2කට සැරයක්, monthly, yearly නැත්නම් දවස් කීපයකට සැරයක් repeat කරන්න පුළුවන්.
මේ මාර්ගෝපදේශය කාටද
ඔරලෝසුව බලාගෙන නොඉඳ හරි වෙලාවට messages යවන්න ඕන ව්යාපාර හිමියන්ට: payment reminders, appointment confirmations, නිතර එන customer කෙනෙක්ට weekly update එකක්, නැත්නම් නියමිත දවසකට greeting එකක්.
පටන් ගන්න කලින්
- යවන වෙලාවේ Chrome open වෙලා, WhatsApp Web tab එකක් log in වෙලා තියෙන්නම ඕන. InboxCRM යවන්නේ ඔබේම WhatsApp Web session එක හරහා.
- ඒ වෙලාවේ computer එක on වෙලා, sleep නොවී තියෙන්න ඕන.
- ඕන නම්: steps කීපයක් තියෙන message එකක් schedule කරන්න save කරපු quick reply එකක්.
පියවරෙන් පියවර
- 1
Scheduling Center open කරන්න
InboxCRM sidebar එකේ "Scheduling" (calendar icon එක) click කරන්න. WhatsApp Web එක උඩින් "Scheduling Center" එක open වෙනවා, month calendar එකක් සහ තෝරපු දවසට panel එකක් එක්ක.
- 2
අලුත් schedule එකක් පටන් ගන්න
"New schedule" click කරන්න. නියමිත දවසකට නම්, calendar එකේ ඒ දවස තෝරලා "New schedule on this date" click කරන්න.
- 3
Recipient තෝරන්න
"Recipient *" යටතේ contacts search කරන්න, නැත්නම් phone number එක type කරන්න. පස්සේ ලේසියෙන් අඳුරගන්න ඕන නම් "Title" එකක් දාන්න.
- 4
Message එක ලියන්න
"Type *" එකෙන් "Text", "Image", "Video", "Audio" හෝ "Document" තෝරන්න. Message එක type කරන්න, නැත්නම් file එක upload කරලා caption එකක් දාන්න. "Use a quick reply instead of typing a message" tick කරන්නත් පුළුවන්.
- 5
වෙලාව සහ repeat set කරන්න
"Date *" සහ "Time *" පුරවන්න. "Recurrence" යටතේ "One-off", "Daily", "Weekly", "Every 2 weeks", "Monthly", "Yearly" හෝ "Every N days…" තෝරන්න. "Save" click කරන්න.
- 6
නැත්නම් chat එක ඇතුළෙන්ම schedule කරන්න
Open කරපු chat එකක message box එක ළඟ තියෙන "InboxCRM tools" button එක click කරලා "Schedule message" තෝරන්න. Recipient වෙන්නේ open කරපු chat එක, ඔබ කලින් type කරපු දේ auto copy වෙනවා. "Date", "Time", "Repeat" set කරලා "Schedule" click කරන්න.
- 7
Queue එකේ මොනවද තියෙන්නේ බලන්න
දවසක් තෝරලා ඒකේ messages "Upcoming", "Due" හෝ "Missed" කියලා බලන්න. ඕන එකකට "Send now", "Edit" හෝ "Delete" පාවිච්චි කරන්න.
- 8
Full view එක open කරන්න
Calendar සහ List views වලට "Open in full tab" click කරන්න. List view එකේ "Upcoming", "Past" හෝ "History" වලින් filter කරන්න. History එකේ හැම message එකක්ම "Sent", "Recurring" හෝ "Missed" කියලා පෙන්නනවා.
- 9
පරක්කු වුණ messages වලට මොකද වෙන්නේ කියලා තෝරන්න
Message එකක් යන්න ඕන ඒ වෙලාවේ ඉඳන් විනාඩි 5ක් ඇතුළත විතරක් නම් "Send only when WhatsApp is open (5-min grace)" tick කරන්න. ඊට වඩා පරක්කු වුණොත් පරක්කු වෙලා යවන්නේ නැතුව "Missed" කියලා mark වෙනවා.
Tips
- Schedule කරපු වෙලාවල් වලදී Chrome එකේ WhatsApp Web tab එකක් open කරලා තියන්න. Message එක යවන්න ඕන වෙලාවේ tab එක close නම්, ඒක යවන්න බෑ.
- "ඔබේ table එක ready" වගේ පරක්කු වුණොත් අවුල් වෙන messages වලට 5-minute grace option එක පාවිච්චි කරන්න.
- Photos හෝ කොටස් කීපයක් තියෙන messages මුලින් quick reply එකක් විදිහට save කරලා, ඊට පස්සේ ඒ quick reply එක schedule කරන්න.
ගැටලු විසඳීම
Message එකක් "Missed" කියලා පෙන්නනවා.
ඒක නියමිත වෙලාවට ගියේ නෑ. සාමාන්යයෙන් ඒ කියන්නේ Chrome, computer එක හෝ WhatsApp Web run වෙලා තිබුණේ නෑ, නැත්නම් විනාඩි 5 grace window එක පහු වුණා. ආයෙත් හදන්න, නැත්නම් "Send now" පාවිච්චි කරන්න.
"Save" කරනකොට error එකක් එනවා.
"Recipient, date and time are required." Media types වලට file එකක් upload කරන්න, නැත්නම් quick reply එකකට මාරු වෙන්න.
Recurring message එක repeat වුණේ නෑ.
Calendar එකේ ඊළඟ date එක check කරන්න. Recurring message එකක් යන හැම වතාවකම ඔබ තෝරපු repeat එකට අනුව InboxCRM ඊළඟ එක එකතු කරනවා.
නිතර අහන ප්රශ්න
Scheduled messages යවන්න WhatsApp Web open කරලා තියන්න ඕනද?
ඔව්. Messages යන්නේ ඔබේම session එකෙන් නිසා, යවන වෙලාවේ Chrome run වෙලා WhatsApp Web open කරලා log in වෙලා තියෙන්න ඕන.
Photos, voice notes හෝ documents schedule කරන්න පුළුවන්ද?
ඔව්. Type එක විදිහට "Image", "Video", "Audio" හෝ "Document" තෝරලා file එක upload කරන්න, නැත්නම් save කරපු quick reply එකක් schedule කරන්න.
මගේ scheduled messages save වෙන්නේ කොහෙද?
ඔබේ computer එකේ browser එක ඇතුළේ local විදිහට (chrome.storage.local).
Don't have InboxCRM yet? Add the extension, open WhatsApp Web and follow the steps above.
Add InboxCRM to Chrome