Who this guide is for
Small businesses that need to tell opted-in customers about a restock, a class reminder, a price change or an order update. Only message people who have given you permission. Unexpected messages get reported, and reports are the main reason WhatsApp restricts numbers. The sending limits in InboxCRM reduce that risk, but they cannot remove it.
Before you start
- A list of people who agreed to receive WhatsApp messages from your business.
- Chrome running with WhatsApp Web open and logged in. Keep the Campaigns page open while messages go out.
- Optional: a saved quick reply, if you want to send photos, videos or documents.
- Check your limits under "Settings" → "Sending safety" before a larger send.
Step by step
- 1
Open Campaigns
Click "Campaigns" (the paper-plane icon) in the InboxCRM sidebar. The page opens in a new tab. Click "New campaign".
- 2
Choose who receives it
Under "Who should receive this?", pick "Use a saved list", "Pick people now" or "From a WhatsApp group". For a group, click "Load members". Each member gets a private message and nothing is posted in the group.
- 3
Save the list for next time
If you picked people by hand, type a name under "Save this selection as a list for next time (optional)". Then click "Next: Message".
- 4
Write the message
Choose "Write a message" for plain text, "Use a quick reply" to reuse a saved reply with media, or "Advanced sequence" for a series of texts, photos, videos, documents and waits. Everyone on the list receives the same content.
- 5
Decide on AI wording (optional)
For text messages you can tick "Vary each message with AI". It rewords the message slightly for each person. If no AI key is set up, or the AI is unavailable, your original message is sent.
- 6
Review the pacing
Click "Next: Review". Under "Safety settings", set the seconds to wait between messages and how often to take a break. The screen also shows how much of today's sending budget is left.
- 7
Send a test
Click "Send a test" and enter your own number. Check how the message looks on your phone before anyone else gets it.
- 8
Start now or later
Click "Start sending", or click "Schedule for later", pick a time in "Start sending at" and click "Confirm schedule". A scheduled campaign needs WhatsApp Web open at that time. If it isn't open, the campaign starts the next time you open it.
- 9
Pause, resume and check results
While sending, use "Pause" or "Stop". Progress is saved, so you can click "Resume sending" later. When it finishes, click "View detailed report", or open "Campaign history" and use "Download CSV".
Tips
- Know the default limits. With "Protect my number" on, InboxCRM waits a random 12–40 seconds between campaign messages, rests for 90–240 seconds after every 20, sends at most 40 messages an hour and 250 a day, does not send between 21:00 and 08:00, and skips anyone it already messaged in the last 24 hours. You can change these under "Settings" → "Sending safety".
- On a new or recently restricted number, turn on "Warm-up mode". It caps sending at 40 messages a day.
- Keep messages short and personal, and send them only when they are useful to the customer.
- Save groups of customers under "Recipient lists" so you don't rebuild the same list every time.
Troubleshooting
The campaign paused by itself.
It hit the hourly or daily limit, or quiet hours started. Resume it later from "Resume paused campaign". It also pauses after 5 failed sends in a row, so check that WhatsApp Web is still connected.
Some people on the list were skipped.
InboxCRM skips a contact it already messaged within the per-contact cooldown (24 hours by default). You can change "Same contact (h)" in "Sending safety".
A scheduled campaign shows "Waiting for WhatsApp Web".
Open WhatsApp Web in Chrome. The campaign starts once the tab loads.
The AI option sends the same text to everyone.
No AI key is set up. Add one in the extension Options, or leave the option off.
Questions
Can I use Campaigns to message people who never contacted me?
You shouldn't. Only message customers who opted in. Messaging strangers is the biggest trigger for reports and restrictions.
Will the sending limits stop WhatsApp from banning my number?
No. The pacing, caps and quiet hours reduce risk, but WhatsApp can still restrict or ban a number, especially if people report your messages.
Where are my lists and campaign history stored?
In your browser's local extension storage (chrome.storage.local) on your computer.
Opt-in වුණ customers ලාට WhatsApp campaign එකක් යවන විදිහ
Campaigns වලින් පුළුවන් ඔබෙන් messages ගන්න කැමැත්ත දීපු customers list එකකට එකම message එක යවන්න. InboxCRM ඒක ඔබේම WhatsApp Web එකෙන්, එක් කෙනෙක්ට ගානේ යවනවා. Pacing සහ daily limits default විදිහටම on වෙලා තියෙන්නේ.
මේ මාර්ගෝපදේශය කාටද
Stock ආවා, class reminder එකක්, මිල වෙනසක් හෝ order update එකක් වගේ දේවල් opt-in වුණ customers ලාට කියන්න ඕන පොඩි ව්යාපාර වලට. ඔබට අවසර දීපු අයට විතරක් message කරන්න. බලාපොරොත්තු නොවුණ messages report වෙනවා, WhatsApp numbers restrict කරන ප්රධාන හේතුව ඒ reports. InboxCRM එකේ sending limits වලින් ඒ අවදානම අඩු වෙනවා, හැබැයි සම්පූර්ණයෙන්ම නැති කරන්න බෑ.
පටන් ගන්න කලින්
- ඔබේ ව්යාපාරයෙන් WhatsApp messages ගන්න කැමැත්ත දීපු අයගේ list එකක්.
- Chrome open කරලා WhatsApp Web log in වෙලා තියෙන්න ඕන. Messages යනකම් Campaigns page එක close කරන්න එපා.
- ඕන නම්: photos, videos හෝ documents යවන්න save කරපු quick reply එකක්.
- ලොකු campaign එකකට කලින් "Settings" → "Sending safety" එකේ limits බලන්න.
පියවරෙන් පියවර
- 1
Campaigns open කරන්න
InboxCRM sidebar එකේ "Campaigns" (paper-plane icon එක) click කරන්න. Page එක අලුත් tab එකක open වෙනවා. "New campaign" click කරන්න.
- 2
කාටද යවන්නේ කියලා තෝරන්න
"Who should receive this?" යටතේ "Use a saved list", "Pick people now" හෝ "From a WhatsApp group" තෝරන්න. Group එකක් නම් "Load members" click කරන්න. හැම member කෙනෙක්ටම private message එකක් යනවා, group එකට මුකුත් post වෙන්නේ නෑ.
- 3
List එක ඊළඟ වතාවට save කරන්න
අතින් අය තෝරගත්තා නම්, "Save this selection as a list for next time (optional)" එකේ නමක් type කරන්න. ඊට පස්සේ "Next: Message" click කරන්න.
- 4
Message එක ලියන්න
සාමාන්ය text එකකට "Write a message", media තියෙන save කරපු reply එකකට "Use a quick reply", texts, photos, videos, documents සහ waits පෙළක් නම් "Advanced sequence" තෝරන්න. List එකේ හැමෝටම යන්නේ එකම content එක.
- 5
AI wording ගැන තීරණය කරන්න (optional)
Text messages වලට "Vary each message with AI" tick කරන්න පුළුවන්. ඒකෙන් හැම කෙනෙක්ටම message එක පොඩ්ඩක් වෙනස් කරලා ලියනවා. AI key එකක් set කරලා නැත්නම් හෝ AI වැඩ නැත්නම්, ඔබ ලියපු message එකම යනවා.
- 6
Pacing එක check කරන්න
"Next: Review" click කරන්න. "Safety settings" යටතේ messages අතර තත්පර කීයක් ඉන්නද, කොච්චර වෙලාවකට සැරයක් break එකක් ගන්නද කියලා set කරන්න. අද තව කීයක් යවන්න පුළුවන්ද කියලත් මෙතන පෙන්නනවා.
- 7
Test එකක් යවන්න
"Send a test" click කරලා ඔබේම number එක දාන්න. වෙන කාටවත් යන්න කලින් message එක phone එකේ කොහොමද පේන්නේ කියලා බලන්න.
- 8
දැන් හෝ පස්සේ start කරන්න
"Start sending" click කරන්න, නැත්නම් "Schedule for later" click කරලා "Start sending at" එකේ වෙලාව තෝරලා "Confirm schedule" click කරන්න. Schedule කරපු campaign එකට ඒ වෙලාවේ WhatsApp Web open වෙලා තියෙන්න ඕන. Open නැත්නම්, ඊළඟ වතාවේ open කරනකොට start වෙනවා.
- 9
Pause, resume කරලා results බලන්න
යවන අතරේ "Pause" හෝ "Stop" පාවිච්චි කරන්න. Progress save වෙන නිසා පස්සේ "Resume sending" click කරන්න පුළුවන්. ඉවර වුණාම "View detailed report" click කරන්න, නැත්නම් "Campaign history" open කරලා "Download CSV" පාවිච්චි කරන්න.
Tips
- Default limits දැනගන්න. "Protect my number" on නම්, InboxCRM campaign messages අතර random විදිහට තත්පර 12–40ක් ඉන්නවා, messages 20කට සැරයක් තත්පර 90–240ක් break එකක් ගන්නවා, පැයකට උපරිම 40යි, දවසකට 250යි යවන්නේ, 21:00 ඉඳන් 08:00 වෙනකම් යවන්නේ නෑ, පැය 24ක් ඇතුළත message කරපු අයව skip කරනවා. මේවා "Settings" → "Sending safety" එකෙන් වෙනස් කරන්න පුළුවන්.
- අලුත් number එකක් හෝ මෑතකදී restrict වුණ number එකක් නම් "Warm-up mode" on කරන්න. එතකොට දවසකට messages 40කට සීමා වෙනවා.
- Messages කෙටියට, personal විදිහට ලියන්න, customer ට ප්රයෝජනවත් වෙලාවට විතරක් යවන්න.
- Customers groups "Recipient lists" එකේ save කරගන්න, එතකොට හැම වතාවෙම list එක අලුතින් හදන්න ඕන නෑ.
ගැටලු විසඳීම
Campaign එක තනියම pause වුණා.
පැයේ හෝ දවසේ limit එකට ආවා, නැත්නම් quiet hours පටන් ගත්තා. පස්සේ "Resume paused campaign" එකෙන් resume කරන්න. පිළිවෙලට sends 5ක් fail වුණොත් pause වෙන නිසා WhatsApp Web තාම connected ද කියලත් බලන්න.
List එකේ සමහර අය skip වුණා.
Per-contact cooldown එක ඇතුළත (default පැය 24) කලින් message කරපු අයව InboxCRM skip කරනවා. "Sending safety" එකේ "Same contact (h)" වෙනස් කරන්න පුළුවන්.
Schedule කරපු campaign එකේ "Waiting for WhatsApp Web" කියලා පෙන්නනවා.
Chrome එකේ WhatsApp Web open කරන්න. Tab එක load වුණාම campaign එක start වෙනවා.
AI option එක on වුණත් හැමෝටම එකම text එක යනවා.
AI key එකක් set කරලා නෑ. Extension Options එකේ key එකක් එකතු කරන්න, නැත්නම් option එක off කරලා තියන්න.
නිතර අහන ප්රශ්න
කවදාවත් මට contact නොකරපු අයට Campaigns වලින් message කරන්න පුළුවන්ද?
එහෙම කරන්න එපා. Opt-in වුණ customers ලාට විතරක් message කරන්න. නොදන්න අයට message කිරීම තමයි reports සහ restrictions වලට ලොකුම හේතුව.
Sending limits නිසා WhatsApp මගේ number එක ban කරන්නේ නැද්ද?
නෑ, එහෙම සහතිකයක් නෑ. Pacing, caps සහ quiet hours වලින් අවදානම අඩු වෙනවා, හැබැයි විශේෂයෙන්ම අය report කළොත් WhatsApp ට තාමත් number එක restrict හෝ ban කරන්න පුළුවන්.
මගේ lists සහ campaign history save වෙන්නේ කොහෙද?
ඔබේ computer එකේ browser එකේ local extension storage (chrome.storage.local) එකේ.
Don't have InboxCRM yet? Add the extension, open WhatsApp Web and follow the steps above.
Add InboxCRM to Chrome